Begründung 

Wie zuvor mit dem Tagesordnungspunkt „Vorstellung des Entwurfs der Schulentwicklungsplanung“   zur VO/78/2024 vorgestellt, sieht der Entwurf der Schulentwicklungsplanung Möglichkeiten der Unterbringung der Grundschüler samt Ganztagsbetreuung in den kommenden Jahren auch ohne besonders tiefgreifende bauliche Erweiterung.

In der Vorlage 009/2024 „Einbringung Rahmenplanung Schulzentrum“ wurde die sogenannte Reduktionsvariante, welche die Unterbringung von Unterricht und Betreuung im Bestandsgebäude der Grundschule beschreibt, zunächst aus den dort genannten Gründen nicht weiterverfolgt. Aufgrund der Beratung durch das Büro biregio im Rahmen der Erstellung eines Schulentwicklungsplanes und der Einbeziehung der Kollegien von Lehrerschaft und Betreuungspersonal im Rahmen eines Workshops an der Baumberge-Schule am 10.09.2024 konnte sich auf ein Raumkonzept verständigt werden, welches ohne erhebliche bauliche Erweiterungen auskommt. Siehe hierzu auch die VO/078/2024. 

Daher erfolgte im Vorgriff auf die im Rahmen der Schulentwicklungsplanung zu treffenden Entscheidungen eine erneute Betrachtung der Möglichkeit, dass auf einen Neubau der Mensa in Kombination mit Räumen für die Grundschule verzichtet werden könnte. In diesem Falle verbliebe die Frage, ob die OGS weiterhin von der Mensa der Gesamtschule oder von einem externen Dienstleister beliefert werden soll. Gleichwohl ist eine Sanierung der Mensaküche in jedem Fall zeitnah erforderlich. Gleichzeitig werden aber inzwischen mehr Essen an die OGS geliefert, als in der Mensa durch die AFG verzehrt werden und dies mit steigender Tendenz. Im Rahmen dieser Fragestellung wurde geprüft, wie sich die Kosten der Bereitstellung des Mittagessens für die OGS, auch im Hinblick auf die steigenden Schülerzahlen dort, im Vergleich zu einer Belieferung durch einen Caterer darstellen würden.  

Der zahlenmäßige Vergleich ist dieser Vorlage als Anlage 1 beigefügt. Im Ergebnis zeichnet sich dort eine erhebliche Kostensteigerung für die Belieferung des Essens durch einen Caterer ab. Gleichzeitig gilt es zu bedenken, dass die Fixkosten für den Mensabetrieb bestehen bleiben und somit für einen wirtschaftlichen Betrieb eine höhere Produktionszahl, als die AFG-Schüler alleine abnehmen können, erforderlich ist. Zu möglicherweise mit einer Umstellung einhergehenden Qualitätsveränderungen kann derzeit noch kein Urteil erfolgen. Gleichwohl befasst sich die Verwaltung weiterhin mit verschiedenen Anbietern und Systemen und entsprechenden Angeboten, um eine für die gesamte Schülerschaft gute und gleichzeitig wirtschaftliche Lösung zu finden.

Nach aktuellem Erkenntnisstand wird zunächst davon ausgegangen, dass die OGS auch in Zukunft durch die Küche der Mensa an der Gesamtschule beliefert wird. Zumindest wird dies bis zu einer endgültigen Entscheidung bzw. deren Umsetzung der Fall sein.

Abrechnung des Mittagessens an der OGS

Parallel zu den Erwägungen hinsichtlich der Entwicklung unseres Schulzentrums wurde verwaltungsseitig ein erhöhter Personalbedarf für die Abrechnung des Mittagessens an der OGS identifiziert. Einerseits liegt dieser in den gestiegenen Schülerzahlen an der OGS und andererseits im Aufwand der Spitzabrechnung begründet.

Daher erfolgte eine Evaluation zur Umstellung der früheren Pauschalabrechnung von 50 € pro Monat hin zu der jetzigen Spitzabrechnung, welche im Januar 2023 aufgrund des Beschlusses des Gemeinderates vom 22.09.2022 erfolgte. Grund für die Umstellung war der Wunsch, die Abrechnung möglichst gerecht zu gestalten, da nicht alle Kinder die OGS an allen fünf Wochentagen besuchen. Gleichzeitig erfolgte eine Preisanpassung von 2,90 € auf 3,50 € je Essen. Die restlichen Kosten, damals mit 0,42 €/Essen kalkuliert, werden durch die Gemeinde bezuschusst.   

Sowohl der Bedarf an zusätzlichen Personalstunden und die dadurch entstehenden Kosten, als auch die Bereitstellungskosten für das Mittagessen in der OGS wurden neu berechnet und sind der Anlage 2 zu entnehmen.

Die Bemessung der Personalkapazitäten für die Abrechnung der Schulspeise erfolgte zuletzt in 2022 auf der Grundlage von 200 Kindern in der OGS. Danach und nach der Umstellung auf die Spitzabrechnung hat es keine Anpassung an die Personalstunden gegeben, obwohl mit dem Schuljahr 24/25 nunmehr 285 Kinder die OGS besuchen. Es bleibt festzustellen, dass die Aufgabe der Abrechnung des Mittagessens mit den bestehenden Personalkapazitäten nicht mehr zu bewältigen ist. 

Nach Berücksichtigung der gestiegenen Fallzahlen wurde ein zusätzlicher Bedarf an 2,7 Wochenstunden, welches zusätzlichen Jahrespersonalkosten von 6.284 € entspricht, ermittelt. Im Ergebnis erhöhen sich damit die Kosten pro Essen auf 3,98 € und der gemeindliche Zuschuss damit auf 0,48 € bei einer jährlichen Unterdeckung von insgesamt rund 30.957 €.

Entsprechend des Beschlussvorschlages kommt einerseits eine Erhöhung der Personalstunden im beschriebenen Maße in Betracht und andererseits eine Umstellung des Abrechnungssystems auf eine weniger zeitaufwändige Variante wie die Pauschalabrechnung. Siehe hierzu auch Anlage 2.

Zur rechtlichen Grundlage und dem Hintergrund des Mittagessens in der OGS:

Grundsätzlich sieht die Betreuung in einer OGS eine regelmäßige und tägliche Teilnahme an allen Unterrichtstagen bis mindestens 15 Uhr vor. Dies ist Grundlage für die pädagogische Förderung der Kinder und ergibt sich aus rechtlichen Vorschriften.

Nur aus bestimmten Gründen, die der Gesetzgeber vorgibt, ist eine Befreiung jedoch möglich. Zu den besonderen Gründen zählen z. B. medizinisch oder therapeutische Gründe und Termine, spezielle Nachhilfe, Teilnahme an außerschulischen Bildungsangeboten (Sportverein, Musikschule), Tätigkeiten bei Kirchen und Religionsgemeinschaften oder Vereinen und Jugendgruppen. Leider wissen die Eltern häufig noch nicht zu Beginn des Schuljahres, dass eine Befreiung für Ihr Kind notwendig sein wird, insofern gibt es unterjährig immer wieder Anpassungsbedarf, welcher auch Auswirkungen auf die Bestellung des Essens hat.

In der Offenen Ganztagsschule ist das Mittagessen verbindlicher Bestandteil der Betreuung. Die rechtlichen Bestimmungen des Landes sehen dies ausdrücklich so vor. Eine individuelle Buchung entspricht gerade nicht dem Konzept der Offenen Ganztagsschule.

Besonders aufwändige Abrechnung

Nach den Erfahrungen der letzten 1,5 Jahre begründet sich der Mehraufwand für die OGS im Vergleich zur Abrechnung für die AFG insbesondere wie folgt:

Die Abrechnung für das verpflichtende Mittagessen an der OGS erfolgt zurzeit über das gleiche EDV-System wie es auch an der Mensa der AFG eingesetzt wird. Dabei wird über ein Guthabensystem von den Eltern das Essensgeld aktiv eingezahlt und das Essen bei Bedarf abbestellt.

Es gibt allerdings einen Unterschied zwischen AFG und OGS in der Grundschule. In der OGS ist für jedes anwesende Kind ein Essen zu bestellen. Anders als bei der AFG kann nicht zwischen verschiedenen Menüs gewählt werden, sondern es essen alle gemeinsam das gleiche, bzw. aufgrund von besonderen Ernährungsgewohnheiten oder Allergien angepasste, Essen. Damit die Eltern nun nicht vergessen können, das Essen jeweils zu bestellen, wurde von Anfang an eine Dauerbestellung für jeden Tag der Anwesenheit eingestellt. Unterjährige Änderungen oder Abweichungen vom Turnus insbesondere im Hinblick auf die Befreiungstage und in den Zeiten der Ferienbetreuung sind in jedem Fall gesondert und manuell zu ändern. Abbestellungen sind von den Eltern vorzunehmen. Trotz größter Bemühungen von Schule/OGS und Verwaltung die Eingaben immer aktuell zu halten und die Eltern über Ihre Mitwirkungserfordernis zu informieren, führt dies ständig und in nicht wenigen Fällen zu Versäumnissen und anschließendem intensiven Klärungsbedarf.

Leider kommen zudem nicht alle Eltern regelmäßig Ihrer Pflicht zum Aufladen des Guthabenkontos nach, sodass Rechnungen über Minusbeträge gestellt und Mahnverfahren eingeleitet werden müssen. In der AFG, wo die Teilnahme am Essen freiwillig ist, wäre dann eine Essensbestellung nicht mehr möglich. In der OGS müsste das Personal dort die betreffenden Kinder aktiv vom Essen ausschließen, was weder pädagogisch sinnvoll, noch organisatorisch leistbar oder im Sinne des Gesetzgebers und nicht zuletzt der Kinder wäre. Daher werden teils aufwändige Verfahren hinsichtlich der Einnahme des Essensgeldes betrieben.

Würde man hingegen von einer voreingestellten Dauerbestellung absehen, liegt die Befürchtung nahe, dass nicht alle Eltern regelmäßig die Bestellungen vornehmen und somit nicht ausreichend Mittagessen bereitgestellt werden. Auch dies ist nicht gewollt.

Nach erfolgter Recherche liefern auch andere EDV-Systemanbieter keine zufriedenstellende Lösung zu der beschriebenen Problematik. 

Leider hat die Umstellung auf die Spitzabrechnung ebenfalls im Jobcenter bei der Bearbeitung und Auszahlung von Leistungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket, welches das Mittagessen für hilfebedürftige Familien abdeckt, erheblich erhöht. Darüber hinaus nimmt der Anteil von Kindern aus hilfebedürftigen Familien stetig zu.

Im Ergebnis wird deutlich, dass mit stetig steigender Kinderzahl in der OGS und mit dem bestehenden Personal eine Abrechnung der Mittagessen im jetzigen System nicht mehr zu bewerkstelligen ist und der Zeit- und Personalaufwand in keinem Verhältnis zum Ergebnis mehr steht. Die Bearbeitung ist nur mit erheblichen Überstunden, bei dennoch langen Bearbeitungszeiten und zu Lasten anderer Aufgaben möglich. Es muss hier dringend eine Entlastung erfolgen.

Dies kann durch Erweiterung der Personalkapazitäten erfolgen oder durch die Beschränkung des Aufwandes durch Systemänderung zurück zu einer pauschalen Abrechnung.

Pauschalabrechnung

Mit der Rückkehr zu einer Pauschale können Zeiteinsparungen erzielt und Reduzierungen von Mehrarbeitszeiten erreicht werden. Davon würden verschiedene Stellen der Verwaltung profitieren (Schulverwaltung, Jobcenter, Gemeindekasse). Dargestellt wurden in dieser Vorlage nur die Kosten im Bereich der Schulverwaltung, da diese verlässlich zu kalkulieren sind. 

Die Pauschale könnte zukünftig über Lastschriftverfahren eingezogen werden und somit Erleichterung in der Buchhaltung bzw. Kasse bringen.

Berechnung eines möglichen Pauschalbetrages:

Wie bereits beschrieben, sieht das Konzept der OGS grundsätzlich eine Teilnahme von 5 Tagen in der Woche vor. Im Ausnahmefall ist es möglich, einen oder maximal zwei Befreiungstage zu beantragen. Im letzten Schuljahr lag der Anteil derjenigen, die die OGS an vollen 5 Tagen besuchen, bei 80 %. Nur 8% der Kinder kamen regelmäßig an nur drei Tagen in der Woche. Um dieser Tatsache Rechnung zu tragen, wird eine OGS-Woche mit durchschnittlich 4,5-Tagen zu Grunde gelegt. Die Ferienwochen und die Brückentage mit Betreuung werden insgesamt mit nur 8 Wochen berücksichtigt, weil an ca. 4 Wochen im Jahr keine Betreuung angeboten wird. Diese 8 Ferienwochen werden als 5 Tage-Wochen (abzüglich Feiertage) berechnet.

Ausgehend von kalkulierten Kosten pro Mahlzeit von 3,63 € ergibt sich demnach zunächst ein monatlicher Pauschalbetrag von 62,80 €, welcher annähernd kostendeckend wäre. Um den Großteil der Eltern allerdings zu entlasten, ist es denkbar, den monatlichen Pauschalbetrag auf 60 € festzulegen. 

Diese Pauschale ist für jeden Monat des Schuljahres zu entrichten. Die Berechnung ist der Anlage 2 zu entnehmen.

Finanzielle Auswirkungen für die Gemeinde:

Die Berechnung der Pauschale für das Mittagessen kann über das bestehende EDV-System für die Elternbeiträge abgewickelt werden. Jeder Fall wäre somit im Normalfall nur einmal einzugeben und erst bei Verlassen der OGS erneut zu bearbeiten. Ein Datenimport in ein weiteres Programm entfällt. Der Arbeitsaufwand würde schätzungsweise auf 10 % reduziert werden können.

Durch die Abrechnung mittels Pauschale würden gegenüber dem Verfahren in Spitzabrechnung weniger Kosten entstehen. Einsparungen ergeben sich bei den Kosten für Personal und fremde EDV-Dienstleistung, welche sich wiederum auf den Essenspreis niederschlagen.

Bei einer angenommenen Pauschale von 60 € wird der gemeindliche Zuschussbetrag mit 0,44 € kalkuliert. Insgesamt wäre von einem jährlichen Zuschussbetrag von rund 28.630 € auszugehen.

Bisher liegt der jährliche Zuschussbetrag bei 30.957 € (nach Personalaufstockung).

Finanzielle Auswirkungen Eltern:

Eine Vergleichsberechnung ergibt im System der Spitzabrechnung die folgenden durchschnittlichen Kosten pro Monat:

Voraussetzung: Spitzabrechnung nach jetzigem Essenspreis von 3,50 € und Teilnahme an der Ferienbetreuung

Vorschlag Pauschale A: 60 €

Von der der Abrechnung im Pauschalsystem würde der Großteil der Eltern profitieren. Für 80 % der Eltern würde dies eine Ersparnis von jährlich etwa 72 € bedeuten.

Für den Krankheitsfall ist folgende Regelung denkbar: 
Bei Fehlzeiten wird ab dem 5. aufeinanderfolgenden Werktag der Nichtinanspruchnahme das Essensentgelt in der aktuellen Höhe (Kosten pro Mittagessen) nach kurzer formloser Information durch die Eltern rückwirkend erstattet. Voraussetzung für die Erstattung ist, dass die Eltern die OGS entsprechend informiert haben und das Essen somit auch tatsächlich abbestellt werden konnte.

Eltern, die finanziell nicht in der Lage sind für die Kosten des Mittagessens aufzukommen, können nach wie vor eine Übernahme dieser Kosten im Rahmen des Bildungs- und Teilhabepakets erhalten.

Fazit:

Durch eine Pauschalabrechnung würde nach jetzigem Stand und aktuellen Fallzahlen auf eine Personalaufstockung im Bereich Kinder, Jugend, Bildung verzichtet werden können. Gleichzeitig würde sich eine pauschale Berechnung der Kostenbeiträge für das Mittagessen für den gemeindlichen Haushalt sowie einen Großteil der Eltern positiv auswirken.

Die Umsetzung der Pauschalierung setzt aus organisatorischen Gründen eine gewisse Vorlaufzeit voraus und ist daher zu Beginn des zweiten Schulhalbjahres 2024/2025 denkbar.

Beschlussvorschlag 

Der Rat der Gemeinde Havixbeck beschließt,

-       die Erhöhung der Personalkapazitäten zur Abwicklung der Spitzabrechnung der Schulspeise an der OGS der Baumberge-Schule um 2,7 Wochenstunden ab sofort

alternativ

-       die Umstellung des Zahlungsmodus auf Pauschale in Höhe von 60 € zum nächstmöglichen Zeitpunkt

und beauftragt die Verwaltung die dafür notwendigen Vorkehrungen zu treffen.

Finanzielle Auswirkungen:                                        ja

Finanzielle Auswirkungen 

Produkt 0305

1.    Erhöhung der Personalkapazitäten für die Abrechnung Schulspeise zur Beibehaltung Spitzabrechnung

Aufwand (gemeindlicher Zuschuss an Schulspeise) 30.960 €

= Mehraufwand von 6.280 €

2.            Umstellung auf Pauschalabrechnung von 60 €

Aufwand (gemeindlicher Zuschuss an Schulspeise) 28.630 €

= Aufwandseinsparung von 2.330 €

Jörn Möltgen