Begründung 

Bereits mehrfach wurde in den politischen Gremien der Wunsch formuliert, zu prüfen, ob von der bisherigen pauschalen Abrechnung des Mittagessens in der OGS, welche in 2017 eingeführt worden war, abgesehen werden könne und stattdessen eine Spitzabrechnung mit den Eltern pro eingenommenem Essen erfolgen könne, da die pauschale Abrechnung hinsichtlich einer gerechten finanziellen Inanspruchnahme der Eltern kritisch gesehen wurde.

Der damit verbundene Mehraufwand bei einer manuell durchgeführten Erfassung der eingenommen Essen und der entsprechenden Inrechnungstellung ist weder auf Seiten des Caritasverbandes noch in der Verwaltung zu bewältigen. Insofern wurde die Verwaltung beauftragt, nach einer digitalen Lösung zu suchen, die eine Spitzabrechnung mit überschaubarem Aufwand ermöglicht.

Es wurden verschiedene Möglichkeiten der digitalen Unterstützung geprüft.

Zunächst gab es Überlegungen seitens des Caritasverbandes für die Administration des OGS-Betriebes eine Anwendung anzuschaffen, welche auch eine Verwaltung und Dokumentation zur Abrechnung der eingenommenen Essen hätte beinhalten können. Davon wurde nun aus verschiedenen Gründen Abstand genommen, der Caritasverband hat hier eine andere Regelung getroffen.

Für die Bestellung und Abrechnung des Essens in der Mensa der Anne-Frank-Gesamtschule (AFG) wird bereits das Programm „MensaMax“ verwendet. In der Vergangenheit konnte dieses Programm nicht für die Abrechnung der Mittagessen in der OGS verwandt werden, da es nicht auf die dortigen Anforderungen anzupassen war. Nach technischer Weiterentwicklungen und nach erneuter Rücksprache ist es inzwischen zumindest möglich, für einen für die OGS anzulegenden weiteren Mandanten die nötigen, zu der AFG abweichenden Einstellungen vorzunehmen. Die Inanspruchnahme derselben Anwendung für AFG und OGS hätte Vorteile für die Mensa, die Verwaltung sowie die Eltern mit Geschwisterkindern an der AFG, weil nicht verschiedene Programme bedient werden müssten. Entscheidend ist hierbei, den Aufwand für alle Beteiligten in einem vertretbaren und leistbaren Rahmen zu halten. Dies kann nun ermöglicht werden.

In der OGS gibt es keine Menüauswahl, das pädagogische Konzept sieht ein gemeinsames Essen vor, wobei Unverträglichkeiten und zum Beispiel vegetarische oder religiös bedingte Ernährungswünsche berücksichtigt werden. Daher soll das Mittagessen stets als gebucht eingetragen sein und nicht erst von den Eltern manuell bestellt werden müssen. Auch kann je Anzahl der festen Betreuungstage für jedes Kind eine Dauerbuchung des Essens an beispielsweise fünf oder nur vier Tagen pro Woche vorgenommen werden.

Hinsichtlich der Abmeldungen im Krankheitsfall und der individuellen Betreuungstage während der Ferien bedarf es in jedem Falle dem Zutun der Eltern. Dies war bei einer Pauschalabrechnung nicht der Fall. Darüber hinaus handelt es sich um ein guthabenbasiertes System, somit haben die Eltern dafür Sorge zu tragen, dass mittels Überweisung ausreichend Guthaben auf das Konto Ihres Kindes aufgeladen wird.   

Preisanpassung

Die Verwaltung hatte darüber hinaus in der letzten Sitzungsfolge berichtet, dass auch eine Neukalkulation des Essenspreises notwendig ist. Grund dafür, wie zuvor in der Mensa der AFG und im Kommunalen Kindergarten, sind die gestiegenen Kosten insbesondere im Bereich der Lebensmittelbeschaffung.

Bei der Bemessung der Pauschale wurde im Jahre 2017 ein Betrag von 2,90 € je Mahlzeit zugrunde gelegt.

Die monatliche Pauschale von 50 € errechnete sich wie folgt:

Ausgehend von durchschnittlich 186 Schultagen wurde eine 4,5-Tage Woche bei der OGS angenommen, demnach 167,4 Tage. Hinzugezogen wurden 45 Tage Ferienbetreuung. Im Ergebnis wurden 212,4 Tage, an denen ein Kind eine Mahlzeit erhält, zu Grunde gelegt.

Bei 2,90 € pro Essen ergab sich somit ein Jahresbeitrag von 615,96 € und somit 51,33 € pro Monat, abgerundet eine Pauschale von 50 €.

Ausgehend von den aktuellen Kosten für die Bereitstellung des Mittagessens in der OGS und unter Berücksichtigung der durch den Einsatz des Systems „MensaMax“ entstehenden zusätzlichen Aufwendungen ergibt sich bei einem angenommenen Preis von 2,90 € eine Mindereinnahme von 1,02 € pro Essen.

Im Hinblick auf eine zukünftige Spitzabrechnung schlagen wir vor, den Preis pro Essen um 0,60 € auf 3,50 € anzuheben. Der Zuschussbetrag seitens der Gemeinde läge damit bei 0,42 € pro Essen.

Welche Erträge und Aufwendungen für die Bereitstellung des Mittagessens in der OGS entstehen, ist der Anlage 1 zu entnehmen.

Sollte es langfristig bei der Abrechnung mittels Pauschale bleiben, müsste auch diese entsprechend angehoben werden.

Da für die vorbereitenden Maßnahmen zur Umstellung des Systems, die rechtzeitige Information der Eltern und die notwendig werdende Änderung der Leistungsbeschreibung zum Kooperationsvertrag mit dem Caritasverband Zeit benötigt wird, wäre die Umstellung aus Verwaltungssicht zu Beginn des 2. Halbjahres des Schuljahres 2022/2023, Anfang 2023, zu realisieren. Bis dahin verbliebe es bei dem bisherigen Vorgehen der Erhebung einer Pauschale von 50,00 € monatlich.

Beschlussvorschlag 

Der Rat der Gemeinde Havixbeck beschließt, die Umstellung des Abrechnungssystems für das Mittagessen an der Offenen Ganztagsschule im Primarbereich der Baumbergeschule (OGS) auf ein Verfahren der Spitzabrechnung unter Inanspruchnahme des bereits in der Mensa der Gesamtschule eingesetzten Systems zu Beginn des zweiten Schulhalbjahres 22/23 und beauftragt die Verwaltung bis dahin die dafür notwendigen Vorkehrungen zu treffen.

Des Weiteren beschließt der Rat der Gemeinde Havixbeck den Preis von 3,50 € für ein Mittagessen in der OGS ab dem zweiten Halbjahr des Schuljahres 2022/2023.

Finanzielle Auswirkungen:                                        ja

Finanzielle Auswirkungen

Produkt 0302

Einsatz Software zur Unterstützung der Spitzabrechnung:

Jährlich: 126 € Grundgebühr weiterer Mandant plus Kosten je Transaktion ca. 585 € jährlich

Einmalig 450 € Onboarding und Schulung der Bediener ca. 150 €

Verringerung der Mindereinnahmen bei vorgeschlagener Preiserhöhung um 21.733 €