Begründung
Havixbeck ist ein Ort, der sich sowohl im
Hinblick auf Wohnbebauung als auch Gewerbe aktuell positiv und deutlich
entwickelt. Ein wesentlicher Faktor für das Gelingen dieser Entwicklungen ist
aber auch die gleichzeitige Weiterentwicklung der Infrastruktur in Qualität und
Quantität. Eine wesentliche Rolle hierbei hat der Ortskern mit seinen
Einzelhandels- und Dienstleistungsangeboten, als Ort für kulturelle und
politische Aktivitäten sowie mit seiner Aufenthaltsqualität für die
Bürgerschaft und Besucher der Gemeinde. Dass die Ortsmitte mit den sonstigen
Entwicklungen von Havixbeck Schritt halten muss, wurde bereits im Rahmen des
bürgerschaftlich geprägten Prozesses für die Entwicklung eines integrierten
städtebaulichen Entwicklungskonzeptes für die Gemeinde Havixbeck im Jahr 2014
festgestellt.
Das Rathaus mit seiner zentralen Lage im
Ortskern und seiner Anbindung an den Willi-Richter-Platz und den
Bellegarde-Platz ist aufgrund dieser räumlichen Voraussetzungen bestens
geeignet, zusätzliche Funktionen zu übernehmen, die für eine bedarfsgerechte
Weiterentwicklung des Ortskerns von besonderer Bedeutung sind.
Durch einen räumlich auf das notwendige Maß
begrenzten Anbau im Erdgeschoss, der durch seine Gestaltung transparent und
unterteilbar geplant wird, können folgende Entwicklungsbedarfe berücksichtigt
werden:
·
Veranstaltungsraum
In Verbindung mit der Diskussion über die Entwicklungen des Standortes des
Sandsteinmuseums hat eine Umfrage bei Vereinen ergeben, dass großer Bedarf an
Räumlichkeiten besteht, die für Vereinstreffen, Proben und kulturelle
Veranstaltungen genutzt werden können (vgl. Anlage 1 zu VO/098/2021). Die
gewünschten Formate sind aufgrund der Lage des Museums im Bereich von
Wohnbaugebieten nicht vollständig umsetzbar. Ein Veranstaltungsraum, der in der
Größe variabel ist, parallele Nutzungen zulässt und autark vom übrigen
Rathausbetrieb mit der Möglichkeit eines Caterings genutzt werden kann, erfüllt
jedoch die gewünschten Anforderungen. Aufgrund der Lage des Rathauses innerhalb
eines Kerngebietes und der vorhandenen Erschließungssituation ist das
Konfliktpotential im Hinblick auf Lärm und Verkehr als eher gering anzusehen
bzw. durch bauliche Maßnahmen lösbar.
Abbildung
Bürgerforum: Ansicht West (Willi-Richter-Platz)
Abbildung
Bürgerforum: Grundriss EG
·
Begegnungsraum/Möglichkeiten der
Teilhabe/Ehrenamt
Der neue Raum ist barrierefrei ebenerdig zugänglich und kann von 3 Seiten aus
eingesehen werden. Er bietet aufgrund seiner geplanten Ausstattung auch die
Möglichkeit, kleinere Teilflächen zu bilden, so dass sich auch mehrere kleinere
Gruppen bzw. interessierte Privatpersonen dort treffen können. Durch die
optische Verbindung der Raumnutzung mit dem Umfeld des Rathauses wird ohne
äußere Hemmnisse die Möglichkeit geschaffen, ganz einfach zu sehen, dort findet
Begegnung/Leben statt. Interessierte können sich bei Bedarf ganz
niederschwellig mit einbringen.
·
Raum für politische Sitzungen/Treffen
Durch die Aufteilung in 4 Teilräume besteht die Möglichkeit, dass die
Ratsfraktionen zeitgleich tagen können. Dies gilt selbstverständlich auch für
die Ausschüsse und den Gemeinderat. Anders als bisher finden die politischen
Sitzungen dann mit mehr „über den Dächern von Havixbeck“, sondern auf
„Augenhöhe“ mit der Bürgerschaft statt. Hierdurch werden Hemmschwellen der
interessierten Bürgerinnen und Bürger zur Teilnahme an den öffentlichen
Sitzungsteilen abgebaut und der Wunsch nach mehr politische Teilhabe erlebbar.
·
Raum für standesamtliche Trauungen und
sonstige Repräsentationstermine der Gemeinde
Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass die Gästezahlen bei
standesamtlichen Trauungen zunehmen und der Wunsch nach einem angemessenen
Trauzimmer/-saal mit der Möglichkeit eines anschließenden Sektumtrunkes
besteht. Haus Sudhues bietet hierfür aufgrund einer Größe und Ausstattung nur
begrenzt ein Angebot, so dass die Möglichkeit, bedarfsgerechte standesamtliche
Trauungen im Zusammenhang mit dem Rathaus durchzuführen ein nennenswerter
Fortschritt ist. Dies gilt auch für sonstige Repräsentationstermine der
Gemeinde, wie z. B. Ehrungen, Empfänge.
·
Durch
die Umgestaltung des Erdgeschosses des Rathauses in Verbindung mit der
Errichtung des Bürgerforums kann das Tourismusbüro
des Marketing-Vereins an ganz zentraler Stelle und in unmittelbarer Nähe zur
Verwaltung angemessen räumlich untergebracht werden.
Die
Schaffung eines zusätzlichen Begegnungs- und Veranstaltungsraumes als
Bürgerforum im Ortskern von Havixbeck eröffnet für Aktive in Vereinen und der
Politik neue Möglichkeiten für Begegnung und Treffen. Darüber hinaus haben die
Bürgerinnen und Bürger die Chance, sich ohne äußere Hemmschwellen an diesem
gesellschaftlichen und politischen Leben zu beteiligen, weil sie sich auch
durch die bauliche Gestaltung der Räumlichkeiten „eingeladen“ fühlen. Ein lebendiger
Ort braucht einen zentralen und lebendigen Treffpunkt.
Die
Ortsmitte, die insbesondere in den Abendstunden oft wenig lebendig wirkt,
erhält einen neuen Impuls für gemeindliches Miteinander.
Durch
den zusätzlichen Effekt, mit Aufgabe des Sitzungssaales im 3. OG Büroräume zu
schaffen und die im EG wegfallenden Büroflächen baulich in den Erweiterungsbau
zu integrieren, besteht die Möglichkeit, die Verwaltung komplett in einem
Gebäude unterzubringen und auf die Fremdanmietung zu verzichten.
Das bei dieser Variante geschaffene
Raumangebot berücksichtigt die Bedarfe einer modernen Verwaltung unter
Berücksichtigung von zeitgemäßen Arbeitsmodellen, wie die Aufteilung von Büros
für mehrere Mitarbeiter, die dann Wechselseitig einen Arbeitsplatz nutzen können.
Der Kostenrahmen auf Grundlage der
Machbarkeitsstudie sieht eine Gesamtinvestition in Höhe von rund 3.750.000,00 €
vor.
Kostenrahmen, einschließlich der
Ausbauqualitäten optional:
Netto Brutto
Baukosten: 2.536.251,00 € 3.018.138,69 €
Planung: 608.700,24 € 724.353,29 €
--------------------------------------------------------------------------------------------------
Gesamtkosten: 3.144.951,24 € 3.742.491,98 €
Kosten für die ggf. erforderliche
Auslagerung des Personals innerhalb der Bauzeit wurden noch nicht ermittelt und
sind daher noch nicht in diesem Kostenrahmen berücksichtigt.
Für die im Zuge der Planung anstehenden
Vergaben der Architekten und Ingenieurleistungen werden 24 % der im
Kostenrahmen veranschlagten Baukosten angesetzt.
Es sei darauf hingewiesen, dass bei einem
überschlägigen, nur als vorläufig zu bezeichnenden Kostenrahmen der
Schwankungsbereich bei rund 30 % liegt.
Aufgrund der Höhe der Planungsleistungen
müssen diese in einem Verfahren nach der Verordnung über die Vergabe
öffentlicher Aufträge vergeben werden (Vergabeordnung VgV). Es ist also eine
europaweite Ausschreibung erforderlich, da der Grenzwert von 214.000 € netto
überschritten wird.
Die Verwaltung schlägt vor, die
erforderlichen Planungsleistungen im Rahmen einer Staffelbeauftragung zu
vergeben. Hierfür ist für die erste Teilbeauftragung von einem Auftragswert von
250.000 € auszugehen.
Die Planung könnte in 2022, der Bau in 2023 beginnen. Die Fertigstellung könnte 2025 erfolgen.
Beschlussvorschlag
Der Gemeinderat stellt fest, dass durch die
Schaffung von Räumlichkeiten in Form eines sog. „Bürgerforums“ als
Multifunktionsraum in der Ortsmitte von Havixbeck und mit unmittelbarer
baulicher Verbindung mit dem Rathaus ein wesentlicher Beitrag zur Belebung des
Ortskerns, als erweitertes Angebot für die vielfältige Nutzung durch Vereine,
für kulturelle und politische Akteure sowie die interessierte Bürgerschaft
geschaffen werden kann. Durch die im Zusammenhang mögliche Schaffung von
Erweiterungsflächen für das Rathaus kann auf die bisherige separate externe
Anmietung von Büroflächen verzichtet werden.
Aus diesem Grunde fasst der Gemeinderat den
Grundsatzbeschluss die Ortsmitte durch ein Bürgerforum weiterzuentwickeln und
gleichzeitig eine Verbesserung des Raummanagements der Gemeindeverwaltung zu
erreichen.
Zur Umsetzung
dieses Grundsatzbeschlusses sowie zur Vorbereitung und weiteren Qualifizierung
der Planungen wird die Verwaltung beauftragt, folgende Schritte vorzunehmen:
1.
Auf
der Grundlage der in der Sitzung des Gemeinderates vom 09.12.2021 vorgestellten
Planvariante 3 der Machbarkeitsstudie (vgl. VO/144/2021 mit Anlagen 1-4) ist
zur weiteren Qualifizierung der Planung die Ausschreibung der notwendigen
Architekten- und Ingenieurleistungen vorzunehmen. Hierbei soll eine
Staffelbeauftragung berücksichtigt werden, so dass der Gemeinderat jederzeit
die Möglichkeit des Nachsteuerns behält.
Die
Überprüfung der Arbeitsplätze auf zukünftige neue Arbeitsformen hat ergeben,
dass weitere Einsparungen von Büroflächen nicht zu erwarten sind.
2.
Der
Gemeinderat nimmt zur Kenntnis, dass nach Darstellung der Verwaltung (vgl.
Anlage 4 der VO) die laufenden finanziellen Belastungen der Gemeinde durch
dieses Projekt tragbar sind. Auf der Grundlage des in der Machbarkeitsstudie
dargestellten Kostenrahmens werden die notwendigen Finanzmittel beginnend mit
dem Haushaltsplan 2022 bereitgestellt.
3.
Die
Möglichkeiten einer finanziellen Förderung durch Dritte sind durch die
Verwaltung detailliert zu prüfen, wobei der Gemeinderat über die Prüfergebnisse
im Einzelnen zu informieren ist.
4.
Schon
jetzt wird festgelegt, dass der möglichst wirtschaftlichste Weg für die
Umsetzung zu wählen ist, und zwar unter Berücksichtigung von Effekten wie
Fördermöglichkeiten, Negativzinsen, Mietersparnisse.
5.
Die
Vorbereitung sollen so zeitnah erfolgen, dass idealerweise mit einem Baubeginn
2023 und einer Fertigstellung 2025 zu rechnen ist, wobei die Bauzeit je nach
Finanzierungsmöglichkeit zu optimieren ist.
Die Fachausschüsse sind zu gegebener Zeit an
den weiteren Planungsschritten zu beteiligen, wie zum Beispiel
Gestaltungskonzept, Raumprogramm, Ausstattung (u.a. energetische, technische
und schaltechnische Standards) und Finanzierungsmodelle.
Finanzielle
Auswirkungen: ja
Finanzielle
Auswirkungen
Der zuvor beschriebene Kostenrahmen soll
zunächst wie folgt im Haushaltsplan veranschlagt werden:
2022: 250.000 €
2023: 1.000.000 €
2024: 2.000.000 €
2025: 500.000 €
Gesamt: 3.750.000 €
Durch Verpflichtungsermächtigungen für die
Folgejahre können die Planungsleistungen i.H.v 750.000,00 € im Staffelverfahren
in den laufenden Jahren vergeben werden.
Möglicherweise verringert sich der Aufwand
der Gemeinde durch das Einwerben nicht zurückzahlbarer Zuschüsse, zum Beispiel
durch Städtebauförderungsmittel. Hierzu hat die Gemeinde bereits Kontakt zur
Bezirksregierung aufgenommen und steht im engen Austausch mit den zuständigen
Stellen. Über den weiteren Fortschritt der Fördermittelakquise wird dem Gemeinderat
seitens der Verwaltung zu gegebener Zeit informieren.
Da die Höhe der ggf. einzuwerbenden
Zuschüsse bisher noch ungewiss ist, wird in der Darstellung der finanziellen
Auswirkungen zunächst ohne entsprechende Fördermittel kalkuliert. Des Weiteren
ist unter Berücksichtigung des zu erstellenden konkreten Nutzungskonzeptes ggf.
die Möglichkeit der Realisierung eines Vorsteuerabzuges zu prüfen.
Um auch weiterhin ausgeglichene Haushalte
darzustellen und auch der Generationengerechtigkeit Rechnung zu tragen ist es
erforderlich die Belastungen der Folgejahre möglichst gering zu halten.
Folglich wurde die Darstellung der Finanzierungsmöglichkeiten auf eine
Volltilgung spätestens nach 20 Jahren ausgelegt.
Auf Grund der aktuellen Niedrigzinsphase ist
es ein guter Zeitpunkt um in eigenes Vermögen der Gemeinde zu investieren. Die
aktuelle Marktlage zeigt, dass hier insbesondere die Förderdarlehen der
NRW.Bank äußerst günstige Konditionen für Kommunen anbieten.
Im Vergleich zum Kapitalmarkt wurde seitens
der Verwaltung besonders auf geförderte Investitionsdarlehen eingegangen. Das
entsprechende Zinsniveau ergibt sich hier analog zu anderen Banken aus dem
tagesaktuellen Zinssatz zum Abruf der Finanzmittel. Die Förderprogramme der
NRW.Bank können jeweils haushaltsbezogen beantragt und abgerufen werden.
D.h. also es können für 2022 bereits schon
jetzt Förderdarlehen beantragt und abgerufen werden, um sich das aktuelle
Niedrigzinsniveau zu sichern. Dies ist jedoch nur für die Kosten vom 4. Quartal
des Vorjahres bis zum 1. Quartal des Folgejahres möglich. Für das Haushaltsjahr
2022, können die Mittel für Kosten ab Quartal 4 2021 bis einschließlich Quartal
1 2023 verwendet werden.
Im Umkehrschluss bedeutet dies jedoch auch,
dass für die Folgejahre erst zu einem späteren Zeitpunkt Mittel abgerufen
werden können. Dies bedeutet ein gewisses Zinsrisiko für die Folgejahre. In
Rücksprache mit den ortsansässigen Banken wurde daher fiktiv von einer
Zinssteigerung um 0,5 Prozentpunkte für die Folgejahre hypothetisch
ausgegangen, da zum jetzigen Zeitpunkt keine haltbare Aussage zur
Zinsentwicklung machen kann.
Dementsprechend wurden folgende Alternativen
untersucht:
Alternative 1:
Förderdarlehen Kommunal Invest der NRW.Bank
(Zinsbindung: 10
Jahre, mögliche Laufzeiten über 10, 20, 30 Jahre,
mögliche tilgungsfreie Jahre 1, 3, 5 Jahre)
(vgl. Anlage 4)
Alternative 2:
Förderdarlehen KfW-IKK Kommunen (208)
(Zinsbindung: 20
Jahre, Laufzeiten über 20, mögliche tilgungsfreie Jahre: 3)
(vgl. Anlage 4)
Alternative 3: Forward-Darlehen
i.V.m. Kommunal Invest der NRW.Bank
(Darlehenssumme:
3.500.000 €, Valuta: 30.06.2023, Laufzeit: 20 Jahre;
250.000 € über
Kommunal Invest wie Alt. 1)
(vgl. Anlage 4)
Alternative 4:
Förderdarlehen Kommunal Invest „Förderfenster Klimaschutz“ der NRW.Bank
(Zinsbindung: 10
Jahre, mögliche Laufzeiten über 10, 20, 30 Jahre,
mögliche tilgungsfreie Jahre 1, 3, 5 Jahre)
Wichtiger Hinweis: Um das Förderfenster Klimaschutz zu nutzen, muss der
Bau des Bürgerforums die Vorgaben der NRW.Bank zum Klimaschutz erfüllen. Bei
Neu- und Umbauten ist hier der KfW-Standard 55 bzw. 40 angesetzt.
(vgl. Anlage 4)
Zu den in den Anlagen dargestellten Zins-
und Tilgungsleistungen sind die zahlungsunwirksamen Belastungen der
Abschreibung ab dem Jahr der Fertigstellung (voraussichtlich 2025) zu
berücksichtigen. Diese haben direkte Auswirkungen auf den Ergebnishaushalt und
belasten das Jahresergebnis mit rund 46.875 € jährlich. Die KGSt sieht in Ihrer
Abschreibungstabelle (Afa-Tabelle) eine Abschreibungsdauer von 40 – 80 Jahren
vor. In der gemeindlichen Afa-Tabelle wurde hier bei der Einführung des Neuen
Kommunalen Finanzmanagements (NKF) für Havixbeck eine Abschreibungsdauer von 80
Jahren festgeschrieben. Diese ist aus Gründen der Bilanzstetigkeit so fortzuführen.
Der Vergleich zu den umliegenden Kommunen zeigen, dass auch dort in dieser
Weise abgeschrieben wird (z.B. Musik-Campus Stadt Münster).
Die jährlichen finanziellen Belastungen
können sowohl im Ergebnishaushalt als auch im Finanzhaushalt durch die Einsparung
von Mietaufwendungen für die Anmietung externer Büroflächen abgefedert werden.
Diese belaufen sich jährlich auf rund 16.000 €.
Demzufolge ist eine jährliche Belastung des
Jahresergebnisses i.H.v. rund 31.000 € ab dem Jahr 2025 zuzüglich der Zinsbelastung - je nach Finanzierungsvariante - anzunehmen.
Im Hinblick auf den Finanzhaushalt ist die jährliche Annuität zu
berücksichtigen, die sich jedoch ab dem Jahr 2025 durch die ausbleibenden
Mietzahlungen entsprechend verringert.
Die Darstellung der unterschiedlichen
Alternativen soll aufzeigen, dass es eine Vielzahl an Möglichkeiten gibt, die
Investition finanziell attraktiv für die Gemeinde darzustellen. Aus Sicht der
Verwaltung wäre nach Prüfung der Alternative 4 insbesondere ein Szenario gemäß
Alternative 1 zu befürworten.
Da aber eine tatsächliche Zinsbetrachtung in
die Zukunft nicht seriös möglich ist, ist die Verwaltung bestrebt im laufenden
Verfahren die wirtschaftlich beste Lösung zu wählen. In Anbetracht der vielen
Variablen in dieser Entscheidung könnte dies ebenfalls bedeuten, dass ggf.
unter Betrachtung der Fördermöglichkeiten und daraus resultierenden
Verzögerungen in der Zeitschiene, die ggf. zu Zinssteigerungen führen könnte,
auf die Förderung zu verzichten wäre, wenn dies zu möglichen Mehrkosten führe
würde. In derartige Entscheidung soll der Gemeinderat aber zu jeder Zeit
transparent einbezogen und informiert werden. Denn nur gemeinsam kann eine
zukunftweisende Entscheidung wie diese getroffen werden.
Jörn Möltgen
Bürgermeister