Begründung 

s. anliegenden Antrag des Vereins Marketing Havixbeck e.V.

Vor dem Hintergrund der räumlichen Enge im Rathaus und des aktuellen Zuganges der Räume des Marketing Vereins und deren Lage im Tiefpaterre, ist bereits vor Jahren auch innerhalb der politischen Gremien die Frage erörtert worden, ob ein Umzug des Vereins Marketing Havixbeck in geeignete Büroräume in der Ortsmitte von Havixbeck möglich ist. Dem Verein ist es jetzt gelungen, Teile der vom Stift Tilbeck in der ehemaligen Baumberg-Apotheke genutzten Räume anmieten zu können.

Da der Verein über keine eigenen finanziellen Rücklagen für die Durchführung des Umzuges und die Einrichtung der Räume verfügt und darüber hinaus auch die Kosten der Miete bisher durch die unentgeltliche Überlassung der Räume im Rathaus nicht angefallen sind, wird zur Umsetzung der Planung eine finanzielle Unterstützung der Gemeinde notwendig.

Aus Sicht der Verwaltung führt der Umzug des Vereins einerseits zu einer Verbesserung der Raumsituation innerhalb des Rathauses. Auf der anderen Seite erhält der Verein innerhalb der Fußgängerzone gut sichtbare und barrierefrei erreichbare Büroräume, die zur Wahrnehmung der Aufgaben des Vereins gut geeignet sind.

Die Übernahme der Umzugskosten in Höhe von bis zu 10.000 € sollte dem Verein gegenüber zugesichert werden, wobei im Detail noch zu prüfen sein wird, ob der Aufwand durch Eigenleistungen der Vereinsmitglieder verringert werden kann. Die Auszahlung erfolgt nach entsprechendem Nachweis über die Verwendung der Mittel.

Die Übernahme der Mietkosten für die Dauer von 3 Jahren ist aus Sicht der Verwaltung durchaus sinnvoll. In dieser Zeit können Erfahrungen in der Qualität der Zusammenarbeit zwischen Verein und Verwaltung bei einer räumlichen Trennung gesammelt werden und dann als Grundlage für die weitere inhaltliche und räumliche Ausgestaltung der Aufgabenwahrnehmung dienen.

Beschlussvorschlag

Der Gemeinderat stellt dem Verein Marketing Havixbeck e.V. für den Umzug und die Einrichtung der anzumietenden Räumlichkeiten im Gebäude Hauptstraße 54 einen einmaligen Betrag von max. 10.000 € zur Verfügung. Dabei wird davon ausgegangen, dass der Zuschussbedarf durch das Erbringen von Eigenleistungen reduziert wird und die Auszahlung der Mittel aufgrund eines Verwendungsnachweises erfolgt.

Der Gemeinderat sichert dem Verein für die Dauer von 3 Jahren die Miet- und Nebenkosten für die anzumietenden Räume in Höhe von jährlich rd. 9.000 € zu. Die notwendigen Mittel sind in die Haushaltsplanungen aufzunehmen.

Finanzielle Auswirkungen:                                        x  ja        nein

Finanzielle Auswirkungen

Die einmaligen Kosten für den Umzug sind beim Produkt 1502 (Marketingaufgaben) bereitzustellen, wobei hierfür ein Teil des  als Zuschuss mit Sperrvermerk reservierten Betrages von 18.000 € Verwendung finden kann. Dies gilt auch für die noch in diesem Jahr anfallenden Mietkosten. Die Mietkosten für die Folgejahre sind zusätzlich bereit zu stellen.

Durch die Selbstnutzung der bisher mietfrei überlassenen Büroräume durch die Verwaltung kann ggfls. Mietaufwand an anderer Stelle reduziert werden.

Jörn Möltgen