Begründung
Der Gemeinderat hat sich bereits in der Sitzung vom 06.07.2017 mit der Vorlage 048/2017 – Nutzung von Räumlichkeiten für die Gemeindeverwaltung befasst. Zu einer Beschlussfassung ist der Rat nicht gekommen. Die Thematik sowie der vorliegende Antrag gemäß Anlage 1 wurden zur weiteren Beratung auf diese Sitzungsfolge verwiesen. Nun ist zu klären, wie mit diesem Antrag weiter verfahren werden soll.
Der Antrag zielt darauf ab, sämtliche Abläufe in der Verwaltung zu hinterfragen und Optimierungspotentiale zu ermitteln. Besonders vor dem Hintergrund des Einsatzes von E-Government-Prozessen soll die räumliche Situation bewertet werden, um die vorhandenen Büroflächen effektiver nutzen zu können. Zudem enthält der Antrag den Anspruch, dass der Marketingverein und die Polizei weiterhin im Rathaus verbleiben können.
Inhaltlich handelt es sich hierbei um eine Organisationsuntersuchung mit dem Schwerpunkt die Raumsituation der Gemeindeverwaltung zu analysieren. Es wurden verwaltungsseitig Gespräche mit Anbietern dieser Dienstleistung geführt. Allerdings muss für eine Angebotsabfrage eine konkrete Leistungsbeschreibung erarbeitet werden. Sollte bspw. eine flächendeckende Organisationsuntersuchung angestrebt werden, würde dies Kosten in nicht unerheblicher Höhe verursachen. Nach Angaben der KGSt würde heute in der Regel auf eine, wie im CDU Antrag formuliert, groß angelegte Organisationsuntersuchung, aufgrund des Zeitaufwands und der hohen Kosten, verzichtet.
Verwaltungsintern wird nach ausführlicher Betrachtung der
Sachlage vorgeschlagen, auf ein, wie im Antrag formuliert, so umfangreiches
Organisationsgutachten zu verzichten. Es bindet erhebliche finanzielle und
personelle Ressourcen, die gegenwärtig nicht verfügbar sind.
Beschlussvorschlag
Der Rat der Gemeinde Havixbeck konkretisiert
eine Leistungsbeschreibung für das Auftragsvolumen, um darauf aufbauend über
eine externe Beratung, in Bezug auf die Nutzung der Räumlichkeiten der
Verwaltung, zu entscheiden.
Finanzielle
Auswirkungen: ja
Finanzielle Auswirkungen
In Abhängigkeit der Auftragsgröße fallen Kosten für eine
Untersuchung der Organisation vor dem Hintergrund der Nutzung von Räumlichkeiten
der Verwaltung an. Bei einer flächendeckenden Organisationsuntersuchung der
Verwaltung sind Kosten in sechsstelliger Höhe zu erwarten und in den Haushalt
2018 einzustellen.