Bürgermeister Möltgen berichtet über den Stand der laufenden Projekte zum Thema Digitalisierung:

 

Ø  Einführung d.3 – E-Akte

o   Einführung und Einrichtung eines Aktenplans.

Die technischen Voraussetzungen für die Einrichtung und Anpassung des Aktenplans ist durch die Firma d.velop puplic services bereits erfolgt. Aktuell sind die Bereiche IT/ Digitalisierung sowie Personal und Organisation dabei, den Produktorientierten Aktenplan der KGST (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) auf unsere Bedürfnisse anzupassen, dabei aber die Nähe zur KGST nicht zu verlieren.
Die nächsten Schritte bestehen aus einer Abstimmung mit der Firma d.velop sowie einzelnen Gesprächen mit den Fachbereichen/ Sachgebieten zwecks Aufbau und Anpassung des Aktenplans

o   Einführung des Rechnungseingangsworkflows d.3/ Infoma

Aktuell wird der Rechnungsworkflow in Infoma getestet. Dabei sind noch einige Probleme aufgetaucht, welche zum aktuellen Zeitpunkt mit der citeq geklärt werden. Dieser neue Workflow bedingt auch, dass die Prozesse vor und nach Infoma überprüft und optimiert werden. Hierfür sind Termine und Schulungen mit der Firma d.velop durchzuführen. Die Software d.3 übernimmt den Rechnungseingang sowie die spätere „Archivierung“ der Rechnungen und ist somit ein Hauptbestandteil dieses Projektes.

Ein weiterer großer Bestandteil ist die Übernahme der Bestandsdaten aus Doxis. Hierfür müssen Termine mit der citeq sowie d.3 abgestimmt werden. Hierbei ist die besondere Herausforderung, dass die vorhandenen Daten korrekt aufbereitet und archiviert werden können.

Ø  DigitalPakt Schule.NRW

o   Im Juli konnten, fristgerecht, vier weitere Anträge bei der Bezirksregierung Münster eingereicht werden. Mit diesen Anträgen wurde die Budgetgrenze nahezu erreicht. Die Umsetzung der Maßnahmen soll im Kalenderjahr 2022 erfolgen. Dabei kann es aufgrund der Weltweiten Lieferproblematik zur Verzögerung kommen.
Für die Umsetzung ist eine enge Abstimmung zwischen den Medienbeauftragten der jeweiligen Schule erforderlich.

Die Inhalte der jeweiligen Anträge wurden in Zusammenarbeit mit den Medienbeauftragten erstellt. Die AFG erhält unter anderem neue Präsentations- sowie PC-Technik. Weiterhin soll das Lehrangebot mithilfe von Lernrobotern und 3D-Druckern erweitert werden. Ein weiterer Teil fließt in die Optimierung der Netzwerkinfrastruktur.

Die Baumbergegrundschule erhält weitere iPad-Koffer für die Nutzung der vorhandenen Lernroboter. Ebenfalls wird die Standardausstattung, bestehend aus Beamer, iPad sowie Dokumentenkamera, erweitert. Die Aula soll mit neuer Präsentationstechnik ausgestattet werden.

Online Zugangsgesetz (kurz OZG)

Es hat ein gemeinsamer Termin mit dem Kreis Coesfeld und deren OZG-Koordinatoren stattgefunden. Dabei wurde das Thema Unterstützung durch den Kreis Coesfeld angesprochen und festgelegt, in welchem Rahmen dieser die Gemeinde bei der Umsetzung unterstützen kann. Dabei sind die folgenden beiden Punkte mit hoher Priorität versehen worden:

 

o   Serviceportal

§  Übersicht der angebotenen Leistungen. Aktuell, aufgrund fehlenden Formularservers, lediglich eine Plattform zur Informationsbeschaffung. Ansprechpartner und Produkte des Rathauses werden bereitgestellt. Das aktuelle Serviceportal über die citeq wurde zum 31.12.2023 seitens des Kreises Coesfeld abgekündigt. Eine Alternative wurde mit dem Kommunalportal.nrw gefunden.

o   FormSolutions

§  Basis für die Erstellung/ Bearbeitung von Antragsformularen durch die Bürger*innen und auch Grundbaustein für die weitere Umsetzung des OZGs

o   PMPayment

§  Dies ist eine Bezahlmöglichkeit, welche verschiedenste Plattformen bedienen kann. Dieses Portal ist auch für das neue „Serviceportal“ – Kommunalportal.nrw einsetzbar.

Ø  Serverraum/ Verkabelung Rathaus

Ein neuer Serverraum wird bis zum Ende des Jahres 2022 entstehen. Die aktuelle Örtlichkeit ist aufgrund verschiedener Mängel nicht für den weiteren Einsatz geeignet. Ebenfalls ist die Erweiterbarkeit hier nicht mehr gegeben. Einhergehend mit dem Umzug des Serverraums werden auch Teile der Verkabelung des Rathauses überarbeitet. Hier wird der Fokus auf die Zukunftsfähigkeit sowie Wartbarkeit gelegt.
Aktuell wird die elektronische Basis für den neuen Serverraum geschaffen. Weitere Maßnahmen werden im engen Austausch zwischen FB1 und FB3 koordiniert.

1:1 Ausstattung der Anne-Frank-Gesamtschule

Zum zweiten Halbjahr 2022/2023 soll in der Anne-Frank-Gesamtschule für zwei Jahrgänge die 1:1 Ausstattung erprobt werden. Hierfür werden zeitnah die ersten Schritte wie z.B. die Beschaffung der Endgeräte angestoßen. Weiterhin muss die Infrastruktur sowie die Prozesse in der Ein-/ Ausgabe der Endgeräte überprüft und ggf. angepasst werden. Aktuell wird eine technische Sprechstunde in der AFG erprobt, damit die Ergebnisse in den späteren Support einfließen können.