Die Verwaltungsvorlage 002/2013 liegt vor.

Rechnungsprüfungsausschuss 06.02.2013 TOP 7

 

Zu diesem Tagesordnungspunkt begrüßt Bürgermeister Gromöller Herrn Meyer von der Gemeindeprüfanstalt NRW (GPA), der für die Beantwortung von Fragen zum Prüfungsbericht der GPA zur Verfügung steht. Thematisiert wird der Fragenkatalog der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen, der der GPA bereits im Vorwege zu der heutigen Sitzung übersandt wurde. Bürgermeister Gromöller liest der Reihe nach die gestellten Fragen vor, die von Herrn Meyer sinngemäß wie folgt beantwortet werden:

 

1. Inwieweit ist die Datenbasis für das erfolgte Benchmarking mittlerweile verlässlich?

Erfahrungen aus zwei Prüfrunden seien zugrunde gelegt worden. Die aktuelle Vergleichsgruppe umfasse ca. 70 kleine kreisangehörige Vergleichskommunen. Bei den Benchmarkwerten handele es sich um „antelefonierbare Werte“, d. h., die Kommunen stehen für einen Informationsaustausch zur Verfügung.

 

 

2. Inwieweit sind die von der Verwaltung genannten Aufwendungen für die einzelnen Aufgabenstellungen (Basisdaten) überhaupt belastbar, um von wirklichen Stellenüberhängen in den einzelnen Aufgabenbereichen zu sprechen? Eine Leistungsaufschreibung findet meines Erachtens in der Verwaltung aktuell nicht statt. Es handelt sich also nur um mehr oder weniger genaue Schätzgrößen. Werden da am Ende nicht Äpfel mit Birnen verglichen oder Potentiale suggeriert, die sich letztlich gar nicht erschließen lassen?

Eine kritische Würdigung der GPA-Empfehlungen sei sicher ein richtiger Ansatz. Keinesfalls solle eine pauschale Übernahme der Ergebnisse rein im politischen/oppositionellen Interesse erfolgen.

Teilweise sei mangels konkreter Stellenbeschreibungen und Tätigkeitsaufnahmen mit Schätzdaten gearbeitet worden. Diese stellten jedoch eine sachdienliche Orientierung dar, da Stellenanteile und -differenzen mit der Verwaltung besprochen bzw. auf Plausibilität überprüft wurden.

Die Vergleichsergebnisse geben Hinweise auf teilweise höhere Stellenanteile in Havixbeck im Vergleich zu anderen Kommunen gleicher Größenordnung.

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Seitens der GPA sei keine abschließende Feststellung des Status Quo möglich. Wohl aber seien Hinweise dazu möglich, dass Havixbeck Details und Bedarfe in Relation der eigenen Standardfestlegungen "Zug um Zug" überprüfen könne.

Vergleichsdaten (Minimum) gäben eine Alternativorientierung, wobei nicht festgestellt werden könne, dass das Minimum ohne Einschränkung auf Havixbeck übertragbar sei (örtliche Besonderheiten).

 

Die Gemeinde Havixbeck setze im Rahmen der eigenverantwortlichen Organisationshoheit Standards und Bedarfe fest.

 

Wichtige Schlussfolgerung: Das Gesamtstellenvolumen Havixbecks unterscheidet sich vom „Gesamt“-Vergleichsminimum mit identischer Einwohnerzahl.

 

Bürgermeister Gromöller macht deutlich, dass die Gemeinde Havixbeck mit dem Freibad, mit dem Sandsteinmuseum sowie der Schul- und Gemeindebibliothek und der Mensa Angebote vorhalte, die andere Kommunen nicht hätten. Das hierfür eingesetzte Personal sei bei der Bereinigung des eingesetzten Personal nicht in Abzug gebracht werden. Damit werde von vornherein ein im Vergleich zu anderen Vergleichskommunen rein zahlenmäßig ein ungünstigerer Ausgangswert für das insgesamt eingesetzte Personal ermittelt.

 

 

3. Bei den ausgewiesenen Stellenüberhängen handelt es sich zudem um theoretische Einsparpotentiale. Diese können gemäß Empfehlung der GPA nur über eine Aufgabenkritik im jeweiligen Bereich bzw. über (technikunterstützte) Workflowoptimierung erschlossen werden. Technikunterstütze Workflows erfordern aber detaillierte Geschäftsprozessanalysen in Ist und Soll. Wie beurteilen Sie den Umfang der Aufwendungen für derartige Analysen in der Gemeinde Havixbeck? Sind aktuelle Prozessdokumentationen vorhanden oder ist das Wissen an Personen gebunden? Kann die Gemeinde derartige Analysen eigenständig stemmen oder ist hier externes Know how in Form eines BPM erforderlich? Amortisieren sich die erforderlichen Investitionen am Ende dann überhaupt? Sollte in einem ersten Schritt nicht erstmal eine klare Kosten- und Leistungstransparenz hergestellt werden?

Organisatorische Überprüfungen hängen maßgeblich von den verfügbaren Ressourcen der Gemeinde Havixbeck ab.

Eine externe Begutachtung sei denkbar, aber vermutlich aufgrund der finanzwirtschaftlichen Situation nicht ohne weiteres ratsam. Insofern sei eine Bestätigung der Amortisationsfrage notwendig, um zu prüfen, ob sich ein solches Vorgehen lohne, denn eine Untersuchung könne ggf. auch das bisherige Stellenvolumen als angemessene Personalausstattung bezogen auf bestehende örtliche Besonderheiten feststellen.

Arbeitsaufnahmen und Tätigkeitsbeschreibungen / Stellenbeschreibungen sollten im Grunde immer erarbeitet und fortgeschrieben werden. Dies sei eine unerlässliche Grundlage für rechtssichere Stellenbewertungen, Stellenplanung, etc.

Stellenbedarf und –wertigkeit ergebe sich immer aus der Aufgabenzuordnung und Standardfestlegung. Hier sei auch die Politik in der Verantwortung. Soweit bekannt, seien Stellenbeschreibungen nicht für jeden Arbeitsplatz vorhanden bzw. nicht aktuell.

Eine Untersuchung könne immer auch alternativ als eigenverantwortliches Projekt in einem bestimmten Zeitfenster geplant werden. Es stelle sich aber die Frage der verfügbaren personellen Ressourcen, da dafür aufgrund der üblichen Mischarbeitsplatzsituation keine gesonderten Kapazitäten frei sein könnten.

 

Auf die Zwischenfrage seitens der Ausschussmitglieder, ob eine Kooperation des Bauhofes sinnvoll sei, antwortet Herr Meyer, dass dies immer vom Wollen, der Kooperationsbereitschaft und der Identifikation der jeweiligen Partner abhänge. Bürgermeister Gromöller berichtet, dass schon Kooperationsmöglichkeiten in der betriebswirtschaftlichen Steuerung mit den Kommunen Nottuln, Billerbeck und Rosendahl angesprochen wurden, diese haben sich jedoch nicht gezeigt. Daher habe der Fachbereich III begonnen, selbst Strukturen für Havixbeck zu erarbeiten. Es wird auf das Softwareprogramm für die Gebäudewirtschaft hingewiesen, die auch für den Bauhof genutzt werden wird.

 

4. Gibt es Gemeinden in der Größenordnung von Havixbeck, die bereits über eine angemessene Kosten- und Leistungsrechnung verfügen oder in den letzten Monaten eingeführt haben?

16 Kommunen befinden sich im Bereich Bauhof im Aufbau einer Kosten- und Leistungsrechnung. Im Zuge der NKF-Umstellung seien die Kommunen vielfach noch in der Vorbereitung, aber noch nicht fertig. Eine 8.000 Einwohner-Kommune am Niederrhein sei relativ weit und gut entwickelt. Zwingende Grundlage vor Einrichtung einer Kosten- und Leistungsrechnung sei jedoch erst einmal die zugrundeliegende Katalogisierung aller Aufgaben, Kataster, Standards, usw. Ausreichende Zeit sei zwingend einzuplanen. Schnellschüsse im Sinne von voreiligen Entscheidungen seien nicht hilfreich und kontraproduktiv.

 

 

5. Beim Bauhof wird dringender Handlungsbedarf gesehen. Gibt es hier Best Practice in Bezug auf die Neuorganisation von Bauhöfen in der Größe von Havixbeck? Vermittelt die GPA derartige Kontakte? Vorstellbar wären die Bereitstellung von Umsetzungskonzepten, Anforderungskatalogen für Bauhof-Software sowie Excel-Formulare als Basis für die zu schaffende Kosten- und Leistungstransparenz oder für Beauftragung und Berichtswesen. Gibt es Prozessbeschreibungen zu den Abläufen in Bauhöfen anderer Gemeinden mit vergleichbarer Größenordnung?

Die bisherige Grundsituation sei nach örtlicher Inaugenscheinnahme durch die Prüfer nicht positiv, sondern eher als unorganisiert eingestuft worden. Der Erfüllungsgrad verdeutliche mögliche Handlungsfelder für Optimierungen. Ggf. stehe die Stadt Gescher für einen Informationsaustausch zur Verfügung, hier laufe eine Kooperation erfolgreich. Herr Meyer weist jedoch darauf hin, dass die von Bürgermeister Gromöller unter TOP 3.3 mitgeteilten Aktionen belegen, dass die Gemeinde bereits diverse Maßnahmen zur Optimierung vorbereite. Wären die Aktivitäten im Zeitpunkt der Prüfung bereits erkennbar gewesen, hätte sich ein anderes Prüfungsergebnis ergeben.

Die Gemeinde Havixbeck befinde sich mit dem eingeschlagenen Kurs auf dem richtigen Weg. Herr Meyer plädiert dafür, dass Verwaltung und Politik diesen Weg unbedingt gemeinsam fortzusetzen.

 

Bürgermeister Gromöller bestätigt ausdrücklich die Absicht, diesen Weg weiterzugehen.

 

 

6. Ist die Schaffung eines Auftraggeber - Auftragnehmer-Verhältnisses zwischen Verwaltung und Bauhof aus ihrer Sicht kurzfristig umsetzbar? Gibt es Gemeinden, die einen ähnlichen Weg in letzter Zeit erfolgreich gegangen sind? Was waren die Erfolgsfaktoren?

Die Schaffung eines Auftraggeber/Auftragnehmer-Verhältnisses sollte „Zug um Zug“ unter Berücksichtigung der sonstigen Arbeitsbelastungen erarbeitet werden.

Verwaltungsleitung, Fachbereiche und Politik müssten Interesse an der Erfassung und Darlegung haben, ansonsten sei keine objektive Aussage zur Frage der produktrelevanten Kosten- und Ressourcenverbräuche möglich.

Ohne diese Informationen seitens der Verwaltung und der Politik seien keine strategische Steuerung und sachgerechten Entscheidungen unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit möglich.

Im ersten Schritt sollten alle bisherigen bzw. künftig erforderlichen Aufgaben erfasst, katalogisiert und hinterfragt werden.

Havixbeck war hier 2005 schon auf dem Weg, jedoch sei die abschließende Umsetzung von seinerzeitigen Ideen nicht erfolgt. Nunmehr sei eine neue Erarbeitung vom Grunde her erforderlich.

Eine gegenseitige Rückkopplung zwischen Fachbereichen und Bauhof sei notwendig. Der Bauhof erledige erfahrungsgemäß vielfach Dinge, die im eigentlich zuständigen Fachbereich u. U. nicht präsent seien. (Daueraufgaben, die „scheinbar“ auf (eigene) Veranlassung des Bauhofs

erledigt werden). Ergebnisse des Austauschs sollten dann als „Aufträge“ beschrieben werden.

Wichtig in der Definitionen seien auch Standards und Mengen (was, wann, wie, wie oft, …)

Die Definitionskompetenz liege dabei ausdrücklich bei der Verwaltung. Der Bauhof sei „nur“ Dienstleister, obwohl von dort das bisherige fachliche Know how mit eingebracht werden müsse.

 

 

7. In Bezug auf das Finanzzentrum Baumberge scheinen sich die Kooperationspartner allmählich aufeinander einzuschwingen. Eine Erweiterung der Kooperation um weitere Kommunen erscheint möglich, erfordert aber eine klare Konzeption, in der klare Rahmenbedingungen gesetzt werden. Nur so können weitere Gemeinden erfolgreich aufgenommen werden bzw. Serviceleistungen wirtschaftlich erbracht werden und am Ende die Amortisationszeit der erforderlichen Investitionen verkürzen. Was sind - neben den bekannten Chancen - die Risiken eines weiteren "roll out" dieser Kooperation? Wie beurteilen Sie die Chancen einer eventuellen Zusammenarbeit im Bereich der Gehaltsabrechnung mit Nottuln vor dem Hintergrund dieser Kooperation?

Eine Kooperation und auch ein diesbezüglicher Ausbau seien aus Sicht der GPA weiterhin vorstellbar und  zielführend im Interesse effizienter Aufgabenerledigung für die Kooperationspartner.

Das Finanzzentrum habe die Grundlagen für einen serviceorientierten Dienstleistungsbetrieb im Bereich Buchhaltung, Zahlungsabwicklung und Vollstreckung. Es biete eine exzellente Möglichkeit, fachliches Know how zu bündeln.

Eine Kooperation lebt und stirbt mit den handelnden Personen und der Kooperationsidentifikation (gilt für Politik, Verwaltungsleitungen und auch eingesetztes Personal)

Im Finanzzentrum sei eine weitere Optimierung auf dem Weg. Die Sachstände seien auch abhängig von Arbeitsständen (Verweis auf seinerzeitige Rückstände im Bereich der Anlagenbuchhaltung resultierend aus der NKF-Umstellung).

Die strategische Öffnung in der Ausrichtung auf weitere Kooperationsansätze sei zu begrüßen. Personalabrechnung unter Berücksichtigung einheitlicher Verfahren und der individuellen Lizenz- und Vertragsgrundlagen sei immer ein denkbares Beispiel (Beispiel: GPA kooperiert mit dem Kreis Soest als Dienstleister).

 

Herr Gottheil ergänzt, dass eine Kooperation in Sachen Personalabrechnung wirtschaftlich genau analysiert werden müsse. Bei der Gemeinde Havixbeck seien beispielsweise verhältnismäßig viele Teilzeitkräfte beschäftigt. Dieser Umstand sorge außerhalb der Lohnbuchhaltung im Bereich der Personalsachbearbeitung für ein erhöhtes Arbeitsaufkommen. Daher sei zu prüfen, inwieweit sich bei einer theoretisch denkbaren Ausgliederung von Lohnbuchhaltung und Personalsachbearbeitung unter Berücksichtigung der an den Dienstleister zu zahlenden Sach- und Dienstaufwendungen überhaupt rein rechnerisch eine „reale“ Einsparung erzielen lasse.

 

 

8. Die Anforderungen an die Verwaltungskräfte steigen stetig. Schulung und Weiterbildung können ebenfalls sinnvolle Investitionen sein, um Effizienzsteigerungen zu erzielen. Hat sich die GPA auch diesbezüglich ein Bild gemacht?

Schulung und Weiterbildung seien immer sinnvoll und notwendig und werden von der GPA als erforderlich vorausgesetzt. Dies wurde in der 1. Prüfrunde im Rahmen der Personalentwicklung thematisiert und daher aktuell nicht nochmals tiefer geprüft.

Die Frage der Realisierbarkeit scheitert tlw. an finanzwirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Vom Grundsatz her jedoch immer zu initiieren und zu befürworten.

 

Herr Gottheil führt aus, dass auch in 2013 wieder eine Ausbildungsstelle besetzt werden soll. Im Stellenplan sei jedenfalls eine Ausbildungsstelle vorgesehen. Außerdem habe es in der jüngeren Vergangenheit wiederholt Weiterbildungen für Verwaltungsmitarbeiter in Form von A II-Lehrgängen gegeben. Die Absolventen entsprechender Lehrgänge besetzen heute teilweise bereits qualitativ höherwertige Stellen. Sie könnten so für ein langfristiges Engagement bei der Gemeinde Havixbeck motiviert und auf die zukünftige Übernahme von Führungsaufgaben vorbereitet werden. Damit könne dem drohenden Fachkräftemangel entgegengewirkt werden. Dieser Weg solle zukünftig weiter fortgesetzt werden.

 

9. Wie würden Sie mit den Gutachten umgehen, wenn Sie Politiker wären? Welche ihrer Vorschläge aus dem Gutachten schätzen Sie als kurzfristig umsetzbar ein? Welche Maßnahmen sind eher langfristig zu sehen?

Aus Sicht von Herrn Meyer sollten keine „Hals über Kopf“-Entscheidungen und –Ergebnisse gefordert werden; denn jede Projektentwicklung brauche seine Zeit.

Es sollten möglichst Einzelzeitpläne für Projekte vereinbart und im Laufe der Zeit jedoch die zeitliche Machbarkeit hinterfragt und bei Bedarf angepasst werden.

In Sachen Personalentwicklung sei eine systematische Vorgehensweise bspw. auch in Abhängigkeit von Fluktuationsentwicklung und Aufgabenbereich notwendig.

Im Bereich des Bauhofes sollten die bereits begonnenen strategischen Ansätze projektorientiert intensiviert werden.

Immer zu bedenken seien durchgängige Mischarbeitsplätze und i. d. R. auch im Tagesgeschäft oftmals die Forderung, „mal eben dieses oder jenes zu erledigen“ …

Sinnvolle und notwendige Zeitfenster sollten auch seitens der Politik berücksichtigt und eingeräumt werden.

 

 

10. Eine Personalreduzierung, selbst wenn diese im genannten Umfang erzielt werden könnte, wird den deutlichen Fehlbetrag nicht entscheidend reduzieren. Beispielsweise erfordern ein integriertes Handlungskonzept und die Umsetzung der Maßnahmen aus dem Klimaschutzkonzept weitere Personalaufwendungen für zusätzliche Aufgaben, die bislang noch nicht auf die Postfächer der Verwaltungskräfte verteilt wurden. Dafür könnten Die Stellenpotentiale unter Umständen genutzt werden. Wie stehen Sie zu einer derartigen Aussage? Greift eine rein finanzpolitische Dimension nicht zu kurz? Insbesondere vor dem Hintergrund der mangelhaften Finanzausstattung der Kommunen durch Bund und Länder? Bitte erläutern Sie noch einmal ihre Ausführungen hinsichtlich der zusätzlichen IT-Stelle?

Das Stichwort Klimaschutzkonzept kann aus Sicht der GPA nicht beurteilt und eingeordnet werden (Zuständigkeit der Politik). Sofern der Rat diesbezügliche Aufträge und Vorgaben formuliert, werden ggf. zusätzliche Personal- und Finanzressourcen gebunden.

Das Klimaschutzkonzept stellt ein aktuelles Beispiel dafür dar, was im Hinblick auf zusätzliche Aufgaben, Standards usw. insbesondere auf politische Initiative zusätzlich auf den Weg gebracht werden kann.

Wenn Havixbeck hier Prioritäten und Vorgaben festlege, stellen diese eine örtliche Besonderheit für weiteren oder höheren Stellenbedarf dar. In diesem Falle müsse man auch in der Folge die anteilig höheren Mittelbindungen in Relation zum erforderlichen Haushaltsausgleich sowie in Gegenüberstellung aller sonstigen Aufgaben der Gemeinde politisch mittragen oder es sei im Konsolidierungsinteresse an anderer Stelle einzusparen.

Personal für sich betrachtet sei sicher nicht der ausschließliche Rettungsanker im Sinne der Konsolidierung, sondern nur ein „Mosaikstein“ aus dem gesamten Aufgabenportfolio. Schwerpunkt der Lösungssuche sei auf der Aufwandsseite insgesamt (siehe z. B. Gebäudeausstattung).

Zusätzlicher Stellenbedarf im Bereich der IT werde insbesondere aufgrund zusätzlicher Systemausstattungen im Schulbereich beschrieben.

Zudem berge die bisherige Stellenausstattung Risiken im Hinblick auf die Systemsicherheiten. Bei unvorhergesehenem Personalausfall sei eine sachgerechte qualifizierte Vertretung nicht gewährleistet.

 

 

Die sich während der Beantwortung zusätzlich ergebenden Fragen der Ausschussmitglieder werden von Herrn Meyer beantwortet.

 

Nach Abarbeitung des Fragenkataloges resümiert Bürgermeister Gromöller, dass lediglich ein Stellenüberhang von 1,32 Stellen festgestellt wurde. Dabei müsse berücksichtigt werden, dass die Verwaltung im Gegensatz zu anderen Kommunen zusätzliche Leistungen erbringe. (z. B. Sandsteinmuseum, Bäder, Bibliothek, Mensa, Familienbüro) Dieses wurde bei der Prüfung nicht berücksichtigt. Gleichwohl sollen die Anregungen des Berichtes ernst genommen werden.

 

Herr Kerkering sieht die Aufgabe der Verwaltung darin, weiter an einer Kostentransparenz zu arbeiten, dann sei man beispielsweise auch in der Lage, die Vereinsförderung zu regeln.

 

Nach kurzer weiterer Beratung und Klärung einiger Details dankt Bürgermeister Gromöller Herrn Meyer für seine Ausführungen.

 

Es wird kein Beschluss gefasst.