Herr Gottheil gibt folgenden Bericht ab:

 

An dieser Stelle möchte ich Ihnen über den Umsetzungsstand wie folgt berichten:

 

Telefonanlagen für Rathaus, Sandsteinmuseum, AFG und Baumberge-Grundschule:

Die Ausschreibungsunterlagen sind fertig gestellt. Der Versand erfolgt in dieser Woche durch die Vergabestelle in Lüdinghausen. Der Submissionstermin ist für den 24.01.2013 festgelegt worden. Wie im HFA am 07.11.2012 bereits berichtet, wird alternativ ein Kauf oder Leasing/Miete ausgeschrieben. Die Beauftragung soll bis zum 15.02.2013 erfolgen, damit die Installation der Telefonanlagen an den einzelnen Standorten bis zum 31.03.2013 erfolgen kann. Sollte sich eine Vorteilhaftigkeit für den Kauf (= Investition) ergeben, wird abhängig von der Höhe des Ausschreibungsergebnisses ggf. ein Dringlichkeitsbeschluss erforderlich.

 

DMS-Einführung für die Geschäftsbuchhaltung:

Der Echtstart ist planmäßig am 01.12.2012 erfolgt. Ab dem Haushaltsjahr 2013 werden die Buchungen zwischen Rathaus und FZ Baumberge nur noch online abgewickelt; erste Jahresanweisungen sind bereits digital erstellt worden.

Es ergeben sich Einspareffekte durch Verzicht auf die Erstellung von Rechnungskopien, den nicht mehr erforderlichen Papierversand von Kontierungsbelegen und die entbehrliche Aktenablage im FZ Baumberge.

 

Fuhrpark:

Derzeit werden verwaltungsseitig Überlegungen angestellt, ob die für 2013 geplante altersbedingte Ersatzbeschaffung eines Bauhoffahrzeugs sowie der Ersatz des von Rathausbediensteten genutzten Dienstfahrzeugs (Auslaufen des Leasingvertrages zum 30.06.2013) durch Sponsoring-Fahrzeuge erfolgt. Havixbecker Firmen - soweit diese nicht interessiert sind, könnten ggf. auch Unternehmen aus anderen Orten die Möglichkeit nutzen - könnten sich so werbewirksam präsentieren. Die Werbepartner übernehmen die Fahrzeugfinanzierungskosten, die Gemeinde Havixbeck wäre für die übrigen Betriebskosten verantwortlich. Die finanzielle Entlastung für die Gemeinde könnte sich abhängig von Fahrzeugtypen mit 5.000 € ergeben.

Die Prüfung ist noch nicht abgeschlossen. Zu gegebener Zeit erhalten Sie weitere Informationen.

 

„Freiwillige Spenden“ im Baumberger Sandsteinmuseum:

Lt. Auskunft des Museumsleiters Dr. Eichler hat sich die Aufstellung der Spendenbox im Eingangsbereich des Museums bislang bewährt. Im Vergleich zum Vorjahreswert der erzielten Spenden (rd. 2.600 €) geht Herr Dr. Eichler jetzt davon aus, dass unter Einbeziehung des Weihnachtsgeschäfts etwa der doppelte Wert erreicht werden wird.

 

„Privatisierung“ des Sandsteinmuseums:

Der Aspekt der privaten Trägerschaft ist im Regionale-Antrag berücksichtigt worden. Im Zuge der weiteren Projektierung soll dieser Gedanke konkretisiert werden, wenngleich derzeit noch keine konkreten Privatpersonen oder Institutionen Interesse für diese Aufgabe signalisiert haben.

 

Bürgermeister Gromöller ergänzt, dass erste Gespräche in diese Richtung geführt wurden und Bürger Interesse an einer Mitarbeit signalisiert haben. Es bestehe eine grundsätzliche Bereitschaft sich diesem Thema zu nähern.

 

 

Herr Kerkering möchte wissen, ob in Sachen DMS eine Wirtschaftlichkeitsberechnung vorliegt bzw. auf welche Bereiche sich die DMS-Einführung auswirkt. Herr Gottheil erklärt die genauen Arbeitsabläufe vor und nach DMS-Einführung. Er hält fest, dass nunmehr auf Rechnungskopien, Aktenablage und Botendienste zum Finanzzentrum Baumberge verzichtet werden könne. Ein Einsparpotential in Zeitstunden könne derzeit noch nicht beziffert werden. Bürgermeister Gromöller erklärt, dass das DMS-System zusammen mit der Gemeinde Nottuln eingeführt wurde und dass die Gemeinden offen für die Beteiligung weiterer Kommunen seien, um Wirtschaftlichkeit und Effizienz weiter zu erhöhen. Herr Skirde hält den Aspekt der Wirtschaftlichkeit für sehr wichtig und regt an, Regelwerke zu konzipieren und eventuell externes Fachwissen einzuholen.

 

Zum Thema „Fuhrpark“ möchte Herr Kerkering wissen, ob das Dienstfahrzeug durch den Wegfall der Botendienste zum Finanzzentrum Baumberge überflüssig wird. Herr Gottheil antwortet, dass dies auch von einer Mitarbeiterin genutzt werde, die im Finanzzentrum arbeitet. Ferner werde das Fahrzeug an Wochenenden dem Bereitschaftsdienst zur Verfügung gestellt und für Dienstfahrten eingesetzt. Derzeit werde jedoch geprüft, ob das Fahrzeug genügend ausgelastet und gegenüber der Nutzung eines Privatfahrzeuges günstiger ist oder ob eventuell ein Sponsoringfahrzeug die günstigste Lösung ist. Auch hier wird seitens der Ausschussmitglieder darum gebeten, die Wirtschaftlichkeit im Blick zu behalten.