Zunächst werden drei Anfragen aus der letzten Haupt- und Finanzausschusssitzung vom 22.06.2016 beantwortet:

 

Top 13.5 Herr Messing: Anteil von Kündigungen

 

Zum Thema Mitarbeiterfluktuation: Wie hoch ist der Anteil an Mitarbeitern der Gemeindeverwaltung, die in den letzten 2 - 4 Jahren aus eigenem Antrieb gekündigt haben, um den Arbeitgeber zu wechseln?

Eine Antwort hierzu kann auch in der September-Sitzungsfolge erfolgen.

 

Antwort der Verwaltung:

Im Betrachtungszeitraum 2010 - 2016 haben 3 Beamte und 7 tariflich Beschäftigte aus eigenem Antrieb gekündigt. Hierbei sind Rathaus, Bauhof und Außenstellen berücksichtigt.

 

Top 13.6 Herr Messing: Krankenstand

 

Kann seitens der Verwaltung angegeben werden, wie hoch der Krankenstand für den Zeitraum Januar - Juni 2016 in der Verwaltung war? Können diese Angaben bitte nach Beamten und tariflich beschäftigten differenziert aufgelistet werden?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Antwort der Verwaltung:     

 

Im ersten Halbjahr 2016 waren tariflich Beschäftigte 194 und Beamte 140 Arbeitstage krank. Berücksichtigt sind nur die Kollegen des Rathauses mit insgesamt 334 Krankheitstagen. In Abhängigkeit zur Mitarbeiterzahl (49) ergibt sich ein Wert von durchschnittlich 6,8 Krankheitstagen im ersten Halbjahr 2016 (2015: 10,1). Betrachtet man die gesamten Arbeitstage im ersten Halbjahr 2016 in Bezug auf die Mitarbeiter (6.076), ergibt sich eine Quote von 5,5 %. Als Referenzgröße ergeben sich Werte vom DGB aus dem Jahr 2014 aus der Bundesverwaltung mit 19,25 Krankheitstagen, was einer Krankheitsquote von 7,67 % entspricht.^[1] In der Statistik des DGB sind analog zur Grafik Rehabilitationstage berücksichtigt. Dennoch ist die Vergleichbarkeit eingeschränkt, da es sich bei der Referenzgröße um einen Jahreswert handelt.

 

 

Top 13.7 Herr Messing: Arbeit 4.0 (Verwaltung 4.0)

 

Die Digitalisierung der Arbeitswelt wird immer wichtiger. Das ist ein wichtiges Thema auch im Bereich der Verwaltung. Wie ist die Gemeindeverwaltung in dieser Hinsicht aufgestellt?

 

Antwort der Verwaltung:

 

 

 

Verwaltung 4.0: Was ist das? Worum geht es?

 

In der Verwaltung 4.0 geht es um die Balance zwischen innovativer Zukunftsgestaltung, der Beachtung finanzieller Rahmenbedingungen und den zukünftig eingeschränkten Personalressourcen. Dabei sind sowohl Innen- und Außensichten, die effiziente Abwicklung der unternehmens- und bürgerbezogenen Verwaltungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung konsistent aufeinander abzustimmen.

 

Welche Anforderungen werden in Zukunft an die Verwaltung 4.0 gestellt und wie verbinden sich Kunden-, Produkt- und Prozessorientierung für die Zukunft mit dem Blick auf einen Horizont von 2030 ff. deutlich wirkungsvoller als heute?

 

Auch ein Blick auf die demografischen Herausforderungen ist zwingend notwendig. Welche Konzepte machen die Verwaltung 4.0 in Zukunft nachhaltig attraktiv für den Nachwuchs in den verschiedenen Verwaltungsberufen?

 

Welche kooperativen Möglichkeiten (ÖÖP bzw. IKZ, ÖPP) sind geeignet, um der zukünftigen Investitionsschwäche der Haushalte, vor dem Hintergrund der kommenden Schuldenbremse Lebens- und Standortqualität erhaltend, zu begegnen?

 

 

Verwaltung 4.0: Perspektiven und Komponenten

 

Die Herausforderungen der Verwaltung von heute, morgen und übermorgen sind enorm; sie werden aber in ihrer Dimension, insbesondere vor der demografischen Herausforderung, dem damit verbundenen Kampf um die Talente und der kommenden Schuldenbremse (Schuldenabbau), heute noch nicht wirklich realisiert.

 

Daher ist es entscheidend, sich die Kernanforderungen und unterschiedlichen Sichtweisen mit strategischem Blick bewusst zu machen und in eine übergreifende Grundstrukturierung zu bringen. Das Konzept Verwaltung 4.0 kennzeichnet diesen Ansatz. Es besteht aus sechs Perspektiven mit korrespondierenden Komponenten, die in ihrer Verzahnung über bisherige Reform- und Diskussionsansätze deutlich hinausgehen. Die nachfolgende Grafik verdeutlicht diesen gesamtkonzeptionellen Anspruch.

 

 

 

^[2]

 

Für die Gemeinde Havixbeck kann für die einzelnen Blickwinkel festgehalten werden, dass aufgrund der Größe der Verwaltung nicht alle Komponenten in gleicher Weise beachtet werden können, sondern eine Priorisierung zwingend notwendig ist. Daher wird im Folgenden nur auf ausgewählte wichtige Bausteine der Verwaltung 4.0 eingegangen.

 

Kundensicht:

 

• Bürokratieabbau
• 360° Serviceverwaltung

 

Ziel ist auch bei der Gemeinde Havixbeck die Verwaltungsvereinfachung und der Bürokratieabbau, was natürlich nicht in einem rechtsfreien Raum enden soll. Vielmehr ist es ein zukünftiges Ziel den Bürgern dort wo Bürokratie erforderlich ist, eine 360° Serviceverwaltung anzubieten. Diese soll nicht nur ihre Zuständigkeit sehen, sondern proaktiv auf weitere notwendige Genehmigungserfordernisse hinweisen. Rechtssichere Verwaltungsprüfungen brauchen ihre Zeit, die mit Hilfe von Verfahrenstransparenz aktiv unterstützt werden können. Nur ein gut informierter Antragssteller ist in die Lage versetzt, Verständnis für behördliche Verfahrensdauern aufzubringen.

 

Personalsicht:

 

• Employer Branding
• Personalentwicklung

 

Das Personal ist auch in Havixbeck das höchste Gut der Verwaltung. Durch die demografische Entwicklung entwickelt sich unweigerlich ein Fachkräftemangel auch für die Verwaltung. Nachfragende Behörden konkurrieren immer stärker um immer wenige qualifizierte Mitarbeiter und junge Talente. Employer Branding ist ein vielversprechender Ansatz, sich als öffentliche Verwaltung Vorteile zu verschaffen. Die Gemeinde Havixbeck muss sich in diesem Zusammenhang vor allem gegen größere Verwaltungen behaupten.

Neben der Mitarbeitergewinnung ist es genauso wichtig, diese dauerhaft für die Gemeindeverwaltung zu halten. Durch ein nachhaltiges und attraktives Personalentwicklungsmanagement müssen mit langfristiger Zielsetzung die Impulse hierzu gegeben werden. Momentan ist ein Personalentwicklungskonzept in Arbeit, um diesen Anforderungen (moderner Arbeitgeber, Flexibilität, Vereinbarkeit von Familie und Beruf) zukünftig gerecht werden zu können.

 

Organisationssicht:

 

• Ziele und Aufgaben
• Strategien und Aktionspläne

 

Hierbei stellt sich die Frage nach dem "make or buy". Welche Dienstleistungen kann, welche muss die Verwaltung auch in Zukunft selbst erbringen? Wo ist es sinnvoll sich zukünftig strategische Partner zu suchen. Die Gemeinde Havixbeck ist bereits dabei sich mit strategischen Partnern stärker aufzustellen. Beispiele hierfür sind die Vergabestelle der Stadt Lüdinghausen, die Citeq für die IT, der Kreis Coesfeld im Bereich Personal oder das Finanzzentrum Baumberge für den Bereich Finanzen.

 

Prozesssicht:

 

• Medienbruchfreie Prozesse

 

Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang die Entwicklung hin zu medienbruchfreien Prozessen. Es gibt Potential viel Geld zu sparen, wenn bestimmte Prozesse verzahnt und integriert werden können. Die Einführung eines digitalen Belegflusses im Bereich Rechnungseingang bis zur Verarbeitung im Finanzzentrum ist bereits eingeführt. Auch die Digitalisierung der Ratsarbeit kann ein wirkungsvoller medienbruchfreier Prozess werden.

 

Techniksicht:

 

• E-Governement
• Datensicherheit

 

In Havixbeck werden bisher nur vereinzelt Informationsangebote im Bereich E-Government angeboten. Weitere Onlineangebote z.B. für den Dialog mit den Bürgern werden noch nicht vorgehalten. Dieser Sachverhalt muss zukünftig neu bewertet werden, um Synergien nutzen zu können. Dabei soll das Thema der Datensicherheit nicht vernachlässigt werden. Durch die Anbindung an die Citeq ist die Gemeinde Havixbeck in diesem Bereich gut aufgestellt.

 

Der IT-Bereich wird sich auch bei eine kleinen Gemeindeverwaltung wie in Havixbeck noch nachhaltig verändern. Besonders für den Bereich Zukunftsfähigkeit bedarf es strategischer Partner, um die vielfältigen Herausforderungen effektiv und effizient zu meistern.

 

Ressourcen- und Finanzsicht:

 

• Effektivität und Effizienz
• Finanzierung und Amortisation

 

Alle Maßnahmen und Investitionen stehen heute unter dem Vorbehalt von Effektivität und Effizienz. Ohne Wirtschaftlichkeit und Zielerreichung werden keine Investitionen genehmigt und umgesetzt. Hinzu kommen die Bereiche Finanzierung und Amortisation. Hierbei ist zu sagen, dass immer versucht wird, entsprechende Förderprojekte zu realisieren, um diese Ziele schnellstmöglich bedienen zu können.

 

 

Seitens der Ratsmitglieder werden weiterhin folgende Anfragen gestellt: