2. Begründung

 

Sachverhalt und Stellungnahme

 

Der Personalbereich der Gemeinde Havixbeck ist zur Zeit mit zwei Personen besetzt. Diese führen aktuell mit Ausnahme der Beihilfesachbearbeitung sämtliche Personalverwaltungsaufgaben mit einem Zeitkontingent von insgesamt 60 Arbeitsstunden pro Woche durch. Die Beihilfesachbearbeitung erfolgt bereits seit einigen Jahren im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit durch die Kommunale Versorgungskasse für Westfalen-Lippe in Münster (kvw).

 

Eine Person ist Beamtin (A 9 mittlerer Dienst). Die zweite Person ist tariflich beschäftigt (E 10 TVöD). Während die Beamtin schwerpunktmäßig die Entgeltabrechnungen durchführt, ist der tariflich Beschäftigte aktuell vorrangig mit der Personalsachbearbeitung beschäftigt.

 

Der tariflich Beschäftigte hat sein Beschäftigungsverhältnis bei der Gemeinde Havixbeck zum 31.12.2013 gekündigt. Er nimmt zum 01.01.2014 bei einem anderen Dienstherrn höherwertige Aufgaben wahr.

 

Daher war verwaltungsseitig zu prüfen, wie die Aufgabenwahrnehmung im Personalbereich zukünftig organisiert werden kann.

 

Neben einer Nachbesetzung der frei werdenden Stelle ist auch die Möglichkeit einer Aufgabenübertragung auf eine andere Verwaltung im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit für die Durchführung der Bezüge- und Entgeltabrechnungen geprüft worden. Dieser Ansatz wurde nicht zuletzt aufgrund der Empfehlung der GPA im letzten Prüfungsbericht „Personal“ verfolgt. Auf Seite 35 des Berichts heißt es wörtlich:

„Gleichwohl weisen wir darauf hin, dass wir insbesondere im Bereich der Bezüge- und Entgeltabrechnungen nicht zuletzt aus unseren eigenen Erfahrungen heraus hervorragende Kooperationspotenziale sehen, die auch seitens der Gemeinde Havixbeck geprüft werden sollten.“

 

Zunächst wurde das Modell des Kreises Warendorf einer näheren Betrachtung unterzogen. Im Folgenden sind die wesentlichen Informationen des dortigen Dienstleistungsangebots dargestellt:

 

• Im Jahr 2010 wurde beim Kreis Warendorf eine gemeinsame Servicestelle „Personal“ eingerichtet, an der sich Kommunalverwaltungen oder auch Dritte wie z.B. Eigengesellschaften oder gemeinnützige Vereine in unterschiedlichem Umfang beteiligen können.

 

• Dieses Projekt ist seinerzeit genauso wie das Finanzzentrum Baumberge vom Innenministerium NRW begleitet worden.

 

• Zielsetzung der Servicestelle „Personal“ ist es, Synergieeffekte durch Senkung der Dienstleistungskosten und durch die Bündelung von Wissen und Erfahrung hochwertigere Leistungen zu ermöglichen.

 

• Die Personalhoheit der beteiligten Kommunen wird hierdurch nicht berührt. Die Personalentscheidungen werden nach wie vor bei den jeweiligen Kommunen getroffen und von diesen verantwortet.

 

• Der Kreis Warendorf bietet zwei verschiedene Modelle an:
• Modul 1: Entgeltabrechnungen

• Festsetzung von Bezügen und Zahlbarmachungen
• Ermittlung von Personalkosten für die Haushaltsplanung und
• sonstige Zwecke
• Personalkostenerstattungen
• Sozialversicherungspflichtige Angelegenheiten

o          Modul 2: Personalsachbearbeitung (zusätzlich zum Modul 1 optional)

·         Personalgewinnungs- und –auswahlverfahren

·         Versetzungen

·         Entlassungen von Beamten/Beamtinnen

·         Beendigung von Arbeitsverhältnissen von tariflich Beschäftigten

·         Arbeitsvertragsangelegenheiten

·         Ausbildungsangelegenheiten einschließlich Umschulungen

·         Festsetzung und Auszahlung von Reisekosten und

·         Organisatorische Aufgaben wie z.B. Stellenbewertungen.

 

• Die Gemeinden Everswinkel, Ostbevern und die Stadt Sendenhorst haben bereits seit 2009 Personalverwaltungsaufgaben auf den Kreis Warendorf übertragen.

 

• Die Gemeinden Beelen und die Stadt Drensteinfurt kooperieren seit Anfang dieses Jahres mit dem Kreis Warendorf.

 

• Zum 01.01.2014 wird sich die Stadt Telgte ebenfalls der Servicestelle „Personal“ anschließen.

 

• Preismodell: Die Abrechnung zwischen dem Kreis Warendorf und dem jeweiligen Vertragspartner erfolgt auf der Grundlage von Fallpauschalen. Die aktuell gültigen Verrechnungssätze lauten:
• Modul 1: 12,50 € pro Monat je Personalabrechnungsfall
• Kindergeldsachbearbeitung: 3,30 € pro Monat je Personalabrechnungsfall zusätzlich
• Modul 2: 14,00 € pro Monat je Personalabrechnungsfall zusätzlich.

 

Verwaltungsseitig ist ein intensiver Informationsaustausch mit den Gemeinden Ostbevern und Beelen zu den bisherigen Erfahrungen erfolgt. Während Beelen nur die Beauftragung für Modul 1 vorgenommen hat, nutzt Ostbevern das vollständige Dienstleistungspaket (Module 1 und 2 plus Kindergeldsachbearbeitung, sog. „Full Service“).

Die Gesprächsergebnisse lassen sich aus Sicht der vg. Gemeinden wie folgt zusammenfassen:

 

• Die Zusammenarbeit mit der Servicestelle „Personal“ verläuft nach Auskunft beider Kommunen sehr positiv.

 

• Nach anfänglicher Eingewöhnungszeit merken die Bediensteten kaum, dass die Abrechnungen nicht mehr im eigenen Rathaus erstellt werden.

 

• Die Hauptansprechperson der Servicestelle hat sich den Bediensteten vorgestellt. Durch die persönliche Vorstellung konnten Bedenken der Mitarbeiterschaft, Personalangelegenheiten mit „Fremden“ zu regeln, ausgeräumt werden. Anfängliche Hemmnisse wurden dadurch schnell abgebaut.

 

• Ähnlich wie bei der Beihilfesachbearbeitung durch die kvw Münster setzt sich die Servicestelle im Bedarfsfall direkt mit den Bediensteten in Verbindung.

 

• Auf den Abrechnungen ist für jeden Bediensteten eine Ansprechperson der Servicestelle mit Kontaktdaten angegeben. Rückfragen sind jederzeit möglich.

 

• Die Personalkostenermittlung für die Haushaltsplanung der nächsten Jahre erfolgt durch die Servicestelle. Dadurch entfällt die bisher übliche zeitaufwendige Arbeit im Herbst eines jeden Jahres für den Personalbereich im jeweiligen Rathaus.

 

• Nach Aussagen beider Gemeinden ist auch nach der Aufgabenübertragung eine Teilzeitkraft im Rathaus erforderlich, die als Bindeglied zwischen den Rathausbediensteten und der Servicestelle fungiert (Online-Schriftverkehr über virtuelle Poststelle). Für die Variante „Full Service“ geht Ostbevern insoweit von einem Stellenumfang von einer Teilzeitstelle (50%-Stelle) aus. Nach Angaben aus Beelen dürfte der Zeitanteil bei Beauftragung für Modul 1 geringer sein. Dies gilt insbesondere, je mehr sich die Bediensteten mit Abrechnungsfragen direkt an die Servicestelle wenden.

 

• Beide Verwaltungen bestätigen, dass nicht vorrangig der Einspareffekt für eine interkommunale Zusammenarbeit spricht. Vielmehr wird als größter Gewinnfaktor die kompetente Vertretung durch den größeren Personalpool in der Servicestelle in Krankheitsfällen und Urlaubszeiten angesehen. Der Faktor „Sicherstellung der Arbeitsqualität“ ist daher also wenigstens so wichtig wie finanzielle Überlegungen.

 

Ergänzend zur Befragung der vorgenannten Kommunen wurde verwaltungsseitig auch direkt mit Vertretern des Kreises Warendorf Kontakt aufgenommen. Neben telefonischem und Mail-Austausch von Informationen ist am 09.10.2013 auch im Kreishaus in Warendorf ein ausführliches Gespräch geführt worden, um die Rahmenbedingungen einer möglichen Zusammenarbeit zu fixieren.

In diesem Gespräch hat die Verwaltung erstmalig Kenntnis davon erlangt, dass der Kreis Coesfeld zuvor ebenfalls beim Kreis Warendorf hospitiert hat, um für seine Mitgliedskommunen ein vergleichbares Angebot aufzubauen. Vorher war diese Information hier nicht bekannt. Der Kreis Coesfeld hatte bis dato nicht aktiv den Kontakt zu den Kreiskommunen gesucht, um sein Interesse an der Durchführung von Personalverwaltungsaufgaben mitzuteilen.

 

Verwaltungsseitig ist daraufhin beim Kreis Coesfeld angefragt worden, ob und ggf. unter welchen Bedingungen eine Übertragung von Personalverwaltungsaufgaben erfolgen kann. In einem persönlichen Gespräch mit Kreisvertretern, welches ich am 22.10.2013 zusammen mit Herrn Gottheil im Kreishaus geführt habe, habe ich Kenntnis davon erlangt, dass mittelfristig voraussichtlich zwei weitere Kommunen aus dem Kreis Coesfeld im Zuge von personeller Umstrukturierung eine Delegation von Personalverwaltungsaufgaben an den Kreis Coesfeld planen. Der Kreis Coesfeld hat deutlich gemacht, sehr an einer Zusammenarbeit mit der Gemeinde Havixbeck als „Pilotkommune“ interessiert zu sein. Dabei ist von Anfang an deutlich gemacht worden, dass sich die Zusammenarbeit rechtlich (z.B. über die rechtliche Konstruktion der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung) und inhaltlich (Arbeitsweisen, Art des Informationsaustausches) an den Erfahrungen des Kreises Warendorf orientieren soll.

 

Auf der Grundlage der in § 3 des Entwurfs der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung genannten Parameter hat der Kreis Coesfeld eine Preiskalkulation durchgeführt.

Als Preis für die in der Anlage zum Vertragsentwurf dargestellten Dienstleistungen ist ein Betrag von 14,00 € pro Monat je Personalabrechnungsfall ermittelt worden.

Damit unterschreitet dieser Preis den Abrechnungstarif des Kreises Warendorf (Modul 1: 12,50 € + Kindergeldsachbearbeitung: 3,30 € = 15,80 €) um 1,80 € pro Monat je Personalabrechnungsfall.

 

Bei aktuell 120 Personalabrechnungsfällen weist das Angebot des Kreises Coesfeld damit einen Preisvorteil in Höhe von 120 Fälle x 1,80 € x 12 Monate = 2.592 € pro Jahr im Vergleich zum Angebot des Kreises Warendorf aus.

 

Der Kreis Coesfeld hat nicht zuletzt durch Aufnahme der konkreten Berechnungsparameter in den Vereinbarungstext begründet, dass es sich bei diesem Tarif nicht um einen „politischen Preis“, sondern um einen nachvollziehbar kalkulierten Preis handelt. Dieser soll zukünftig – ähnlich wird auch die Abrechnung im Finanzzentrum Baumberge praktiziert – einer stetigen Prüfung unterliegen und bei Bedarf angepasst werden können. Angesichts weiterer potenzieller Kreiskommunen als Neukunden erscheint zukünftig ggf. eine Beibehaltung, wenn nicht sogar eine leichte Senkung der Fallpauschale, aufgrund gesunkener Aufwendungen pro Fall (Verteilung der Fixkosten auf einer größere Fallzahl) möglich.

Grundsätzlich ist zukünftig zwar vertraglich auch eine Preiserhöhung nicht ausgeschlossen.

Dem muss jedoch auch entgegen gehalten werden, dass die Verwaltung eine Gewähr für eine bestimmte Dauer des Fortbestehens des Abrechnungstarifs von 15,80 € beim Kreis Warendorf in diesem Zusammenhang ebenfalls nicht erhalten kann.

 

Außerhalb der (noch) fehlenden praktischen Erfahrung des Kreises Coesfeld auf diesem Gebiet der interkommunalen Zusammenarbeit und etwaiger Umstellungsprobleme in der Einführungsphase sind keine Gründe ersichtlich, die das Angebot des Kreises Coesfeld qualitativ weniger geeignet erscheinen lassen als die Lösung des Kreises Warendorfs. Die Bediensteten der Personalabteilung des Kreises Coesfeld verfügen regelmäßig über langjährige Erfahrung im Personalbereich und sollten die Aufgabenwahrnehmung in der erwarteten Qualität sicherstellen können.

 

Daher schlage ich Ihnen vor, die zum 01.01.2014 frei werdende E 10-Stelle zunächst nicht neu zu besetzen, sondern die Verwaltung zu ermächtigen, die interkommunale Zusammenarbeit mit dem Kreis Coesfeld auf der Grundlage des beigefügten Entwurfs für die öffentlich-rechtliche Vereinbarung nebst Anlage zu begründen.

 

Der Kreis Coesfeld übernimmt mit den Personalverwaltungsaufgaben für die Gemeinde Havixbeck eine Aufgabe, zu der er gesetzlich nicht verpflichtet ist. Daher ist für die Aufgabenwahrnehmung ein Kreistagsbeschluss nötig, der ebenfalls in der letzten Sitzungsfolge 2013 gefasst werden soll.

 

Da die öffentlich-rechtliche Vereinbarung nach der Beschlussfassung von der Bezirksregierung Münster genehmigt werden muss und dies aus Zeitgründen nicht mehr rechtzeitig vor dem 01.01.2014 erfolgen wird, kann die interkommunale Zusammenarbeit offiziell frühestens zum 01.02.2014 beginnen.

 

Die aktuell für die Durchführung der Entgeltabrechnungen zuständige Bedienstete wird im Rahmen der Neuorganisation einerseits die Bindegliedfunktion zwischen Mitarbeiterschaft und dem Kreis Coesfeld ausüben sowie wesentliche Aufgaben der Personalsachbearbeitung übernehmen. Daneben wird der zuständige Fachbereichsleiter in Personalangelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung einzelne Aufgaben im Bedarfsfall selbst übernehmen.

 

Komplexere Arbeitsvorgänge wie z.B. Stellenbewertungen sollen zukünftig abweichend von der bisherigen Praxis – nicht zuletzt aufgrund der Erfahrungen des bisherigen Stelleninhabers – extern vergeben werden. Eine dezentrale Aufgabenwahrnehmung durch den Kreis Coesfeld auf Honorarbasis ist insoweit andiskutiert.

 

Der Personalrat wurde über das Vorhaben der Verwaltung informiert. Das förmliche Beteiligungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen.

 

Die beabsichtigte Entscheidung ist dem Kreis Warendorf mitgeteilt worden. Die dortigen Ansprechpartner haben Verständnis für das „Zusammengehen mit dem Kreis Coesfeld“ gezeigt.

1. Beschlussvorschlag:

 

Die Verwaltung wird ermächtigt, auf der Grundlage des dieser Verwaltungsvorlage beigefügten Entwurfs einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung nebst Anlage im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit Personalverwaltungsaufgaben auf den Kreis Coesfeld zu übertragen.

Finanzielle Auswirkungen:    ja     nein

     

3. Finanzielle Auswirkungen

 

Lt. aktueller Hochrechnung belaufen sich die Personalaufwendungen für die beiden Bediensteten in 2013 inklusive Versorgungskassenbeitrag bzw. sowie Beitrag für die Beihilfeumlagegemeinschaft auf rd. 65.000 €.

 

Die an den Kreis Coesfeld zu zahlende Vergütung für die Übernahme der Personalverwaltungsaufgaben wird sich jährlich mit etwa 120 Personalabrechnungsfällen x 14,00 € x 12 Monate = 20.160 € ergeben. Dieser Ansatz fällt als Aufwand für Sach- und Dienstleistungen ab dem Beginn der interkommunalen Zusammenarbeit an.

 

Dem stehen Personaleinsparungen gegenüber. Die durch die personelle Umstrukturierung erzielte jährliche Personaleinsparung wird derzeit mit zwischen 23.000 und 25.000 € angenommen.

 

Im Stellenplan 2014 kann eine E 10-Stelle im Umfang von 19,5 Stunden pro Woche gestrichen werden.

Aufgrund der qualitativ höheren Verwaltungsaufgaben bei der Personalsachbearbeitung ist die A 9-Stelle ab 2014 als A 9-Stelle mit Zulage auszuweisen.

 

Aufgrund nicht mehr benötigter Arbeitslizenzen für die Lohnbuchhaltungssoftware können pro Jahr etwa weitere 900 € eingespart werden.

 

Die vg. Auswirkungen sind im Entwurf des Haushalts 2014 bereits enthalten.