2. Begründung
Sachverhalt
und Stellungnahme
Der Bürgermeister hat in der Sitzung des Rates am 18.02.2010, unter dem TOP 30, lfd. Nr. 10, mitgeteilt, dass Unterlagen für die Sitzungen im Monat März noch einmal in Papierform versandt werden. Danach sollen sie nur noch digital verschickt werden.
Hierzu wird ausgeführt, dass es aus Gründen der Rechtssicherheit bei den Regelungen in den §§ 1 und 2 der Geschäftsordnung zur Versendung der Rats- und Ausschusseinladungen in Papierform verbleiben soll.
Hingegen sollen Verwaltungsvorlagen und auch Protokolle über die Sitzungen des Rates und der Ausschüsse für die Sitzungsfolgen ab der Mai 2010 nur noch in digitaler Form im Ratsportal der Internet Homepage der Gemeinde Havixbeck zur Verfügung gestellt werden.
Um auf das genannte Ratsportal zugreifen zu können sind den Rats- und Ausschussmitgliedern jeweils ein individuelles Passwort mitgeteilt worden.
Zur weiteren Realisierung der digitalen Bereitstellung von Sitzungsunterlagen bedarf es vorab einer Änderung der Geschäftsordnung der Gemeinde Havixbeck, die vom Gemeinderat zu beschließen ist.
Es wird vorgeschlagen die Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Gemeinde Havixbeck vom 28.10.1999, zuletzt geändert durch Ratsbeschluss vom 10.02.2005, wie folgt zu ändern:
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bisherige Fassung |
neue Fassung: |
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§ 1 Abs. 4: |
§ 1 Abs. 4: |
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Zu jeder Tagesordnung
sollen Verwaltungsvorlagen erstellt werden, aus denen Sinn, Zweck und Absicht
der Beratungsgegenstände erkennbar ist. Die Vorlagen sind der Einladung zur
Sitzung beizufügen. Nur in Ausnahmefällen können sie nachgereicht werden. |
Zu jeder Tagesordnung
sollen Verwaltungsvorlagen erstellt werden, aus denen Sinn, Zweck und Absicht
der Beratungsgegenstände erkennbar ist. Die
Vorlagen sind den Rats- und Ausschussmitgliedern 10 Tage vor Sitzungsbeginn
in digitaler Form im Ratsinformationssystem auf der Homepage der Gemeinde
Havixbeck zugänglich zu machen. Nur in Ausnahmefällen können sie auf Wunsch in
Papierform hergegeben werden. Öffentliche Verwaltungsvorlagen können im Internet
eingesehen werden. |
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§ 24 Abs. 3 |
§ 24 Abs. 3 |
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Die
Niederschrift ist unverzüglich allen Ratsmitgliedern und den vom Rat nach den
Vorschriften der Gemeindeordnung gewählten Ausschussmitgliedern und deren
Stellvertretern zuzuleiten. |
Die Niederschrift wird unverzüglich allen
Ratsmitgliedern und den vom Rat nach den Vorschriften der Gemeindeordnung
gewählten Ausschussmitgliedern in
digitaler Form im Ratsinformationssystem auf der Homepage der Gemeinde
Havixbeck zugänglich gemacht. |
Eine Bereitstellung nichtöffentlicher (vertraulicher) Unterlagen an ausschließlich stellvertretende sachkundige Bürger ist nach der vorgeschlagenen Änderung nicht vorgesehen.
Ergänzend zu den vorstehenden Ausführungen sind 2 Anlagen beigefügt, aus denen sich ein Vorschlag für eine Pauschalentschädigung für mögliche Druckkosten vor Ort sowie ein Vorschlag für eine Pauschalentschädigung hierfür ergibt.
1. Beschlussvorschlag:
Der Gemeinderat beschließt die Änderung der Geschäftsordnung der Gemeinde Havixbeck vom 18.28.10.1999, zuletzt geändert durch Ratsbeschluss vom 10.02.2005, entsprechend der textlichen Fassung in dieser Verwaltungsvorlage.
3. Finanzielle Auswirkungen
Durch die digitale Bereitstellung der Verwaltungsvorlagen und Protokolle in Ratsinformationssystem auf der Homepage der Gemeinde Havixbeck können Personal- und Sachkosten von rd. 14.500 € eingespart werden, vornehmlich im Produkt 0101 - Verwaltungsführung inkl. Unterstützung Verwaltungsführung.