CDU Antrag - Nutzung von Räumlichkeiten für die Gemeindeverwaltung

Betreff
CDU Antrag - Nutzung von Räumlichkeiten für die Gemeindeverwaltung
Vorlage
089/2017
Art
Verwaltungsvorlage

Begründung

 

Der Gemeinderat hat sich bereits in der Sitzung vom 06.07.2017 mit der Vorlage 048/2017 – Nutzung von Räumlichkeiten für die Gemeindeverwaltung befasst. Zu einer Beschlussfassung ist der Rat nicht gekommen. Die Thematik sowie der vorliegende Antrag gemäß Anlage 1 wurden zur weiteren Beratung auf diese Sitzungsfolge verwiesen. Nun ist zu klären, wie mit diesem Antrag weiter verfahren werden soll.

 

Der Antrag zielt darauf ab, sämtliche Abläufe in der Verwaltung zu hinterfragen und Optimierungspotentiale zu ermitteln. Besonders vor dem Hintergrund des Einsatzes von E-Government-Prozessen soll die räumliche Situation bewertet werden, um die vorhandenen Büroflächen effektiver nutzen zu können. Zudem enthält der Antrag den Anspruch, dass der Marketingverein und die Polizei weiterhin im Rathaus verbleiben können.

 

Inhaltlich handelt es sich hierbei um eine Organisationsuntersuchung mit dem Schwerpunkt die Raumsituation der Gemeindeverwaltung zu analysieren. Es wurden verwaltungsseitig Gespräche mit Anbietern dieser Dienstleistung geführt. Allerdings muss für eine Angebotsabfrage eine konkrete Leistungsbeschreibung erarbeitet werden. Sollte bspw. eine flächendeckende Organisationsuntersuchung angestrebt werden, würde dies Kosten in nicht unerheblicher Höhe verursachen. Nach Angaben der KGSt würde heute in der Regel auf eine, wie im CDU Antrag formuliert, groß angelegte Organisationsuntersuchung, aufgrund des Zeitaufwands und der hohen Kosten, verzichtet.

 

Verwaltungsintern wird nach ausführlicher Betrachtung der Sachlage vorgeschlagen, auf ein, wie im Antrag formuliert, so umfangreiches Organisationsgutachten zu verzichten. Es bindet erhebliche finanzielle und personelle Ressourcen, die gegenwärtig nicht verfügbar sind.

 

Beschlussvorschlag

 

Der Rat der Gemeinde Havixbeck konkretisiert eine Leistungsbeschreibung für das Auftragsvolumen, um darauf aufbauend über eine externe Beratung, in Bezug auf die Nutzung der Räumlichkeiten der Verwaltung, zu entscheiden.

 

Finanzielle Auswirkungen:                                       ja

 

Finanzielle Auswirkungen

 

In Abhängigkeit der Auftragsgröße fallen Kosten für eine Untersuchung der Organisation vor dem Hintergrund der Nutzung von Räumlichkeiten der Verwaltung an. Bei einer flächendeckenden Organisationsuntersuchung der Verwaltung sind Kosten in sechsstelliger Höhe zu erwarten und in den Haushalt 2018 einzustellen.