Begründung

 

I. Problem:

 

Ziel ist es, mit der Einführung der digitalen Ratsarbeit Aufwendungen für die Verwaltung zu reduzieren und die Gremienarbeit für die Mitglieder zu erleichtern. Vor der Ratssitzung am 03.03.2016 hat die Firma Somacos bereits eine Präsentation zur Einführung der digitalen Ratsarbeit vorgenommen.

 

Rechtliche Einordnung:

Die Form der Einladung des Gemeinderates zur Sitzung ist gesetzlich nicht geregelt; vielmehr überlässt § 47 Abs. 2 Satz 1 GO NRW diese Frage der Geschäftsordnung. Die Geschäftsordnung der Gemeinde Havixbeck wird ebenfalls in dieser Sitzungsfolge geändert. Gemäß § 1 Abs. 2 der Geschäftsordnung ist auch geregelt, dass eine elektronische Übermittlung unter den dort genannten Voraussetzungen zugelassen wird.

 

„Die Einberufung erfolgt durch Übersendung einer schriftlichen Einladung an alle Ratsmitglieder. Bei vorliegendem Einverständnis kann an Stelle eines schriftlichen postalischen Versandes die Einladung auch auf elektronischem Wege zur Verfügung gestellt werden.“

 

Damit dieses Verfahren umgesetzt werden kann, muss das Gremienmitglied diesem Verfahren zustimmen und die Bereitschaft zur Zugangseröffnung zur elektronischen Kommunikation i.S.d. § 3a Abs. 1 VwVfG NRW ausdrücklich erklären. Die Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst kann keinem Gremienmitglied aufgezwungen werden.

 

Bei Teilnahme an einem elektronischen Ratsinformationssystem ist weiterhin die Frage der Kostenbelastung der Gremienmitglieder zu regeln. Die Aufwandsentschädigung nach § 45 Abs. 6 GO NRW i.V.m. der EntschVO deckt die zusätzlichen Kosten für die Teilnahme am digitalen Ratsdienst nicht ab.

 

Bezuschussung:

Seitens der Verwaltung wird vorgeschlagen, dass sich jedes Gremienmitglied mit einem entsprechenden Endgerät ausstattet und hierfür eine entsprechende Bezuschussung erhält. Der Zuschuss für Ratsmitglieder soll 50 € pro Jahr pro Wahlperiode (250 €) und für Ausschussmitglieder 25 € pro Jahr pro Wahlperiode (125 €) belaufen. Stellv. Sachkundige Bürger haben keinen Anspruch auf eine Bezuschussung.

Auch bei vorhandener Förderung seitens einer anderen Körperschaft sind individuelle Lösungen im Einzelfall mit den entsprechenden Gremienmitgliedern zu treffen. Dabei geht es vorwiegend darum, die Höhe der zusätzlichen Mehrbelastung zu beziffern und durch Vereinbarung festzuhalten.

 

Technische Umsetzung:

Die Firma Somacos bietet für die Betriebssysteme (iOS, Android, Windows) eine Applikation namens „Mandatos“ an, die für den papierlosen Sitzungsdienst eingesetzt werden soll. Diese wurde auf den Erfahrungen von Gremienmitgliedern aufbauend entwickelt und ermöglicht eine vollständig digitale und papierlose Arbeit.

Mobilfunk wird für die Nutzung der Mandatos-App nicht benötigt, da die Mandatos-App eine offline-Funktion bietet, mit der Sitzungsdokumente vorab im lokalen Speicher der App abgelegt werden können, sodass anschließend unabhängig vom Internetzugang die Dokumente eingesehen und bearbeitet werden können. Im Übrigen steht im Sitzungssaal des Rathauses grundsätzlich W-LAN zur Verfügung.

 

Sicherheit:

Die Software Session Mandatos der Firma Somacos genügt sowohl den verfahrensrechtlichen als auch datenschutzrechtlichen Anforderungen. Insbesondere für die Apps für z.B. iPad und Android-Tablets gilt zusätzlich, dass diese einfach zu installieren sind und die notwendigen Sicherheitsmechanismen bereits „mitbringen“. Durch die Anwendungen werden die Daten gekapselt und verschlüsselt. Das Öffnen dieser Daten ist nur mit der Mandatos-App möglich.

 

II. Lösung:

 

Unter Berücksichtigung der vorstehenden Ausführungen wird vorgeschlagen, die Einladungen mit den Sitzungsvorlagen den Gremienmitgliedern ausschließlich in digitaler Form zur Verfügung zu stellen, es sei denn, die Papierform wird ausdrücklich gewünscht. Die Einladung zu den Sitzungen wird nach Zustimmung per Ratsinformationssystem (Mandatos) übersandt. Die Sitzungsunterlagen werden ausschließlich im PDF-Format über das Ratsinformationssystem und die Mandatos-App über private Endgeräte digital abrufbar sein. Der Aufwand für die Anschaffung bzw. Nutzung von privaten Endgeräten wird seitens der Verwaltung mit 250 € (125 €) pro Wahlperiode bei einer einmaligen Auszahlung gefördert.

Hinsichtlich des Formerfordernisses und der einzuhaltenden Einladungsfristen wird eine Änderung der Geschäftsordnung der Gemeinde Havixbeck parallel zu dieser Vorlage beraten. Die Betreuung bei technischen Problemen in Bezug auf den digitalen Ratsdienst wird durch die EDV-Abteilung im Rahmen der Möglichkeiten gewährleistet.

 

III. Alternativen:

 

Von einer Umstellung auf den papierlosen Sitzungsdienst wird abgesehen und alle Einladungen und Sitzungsvorlagen werden wie bisher in Papierform übersandt. Eine Änderung der Geschäftsordnung an diesen Stellen kann entfallen.

 

IV. Zuständigkeit für die Entscheidung:

 

Nach § 41 Abs. 1 GO NRW ist die Zuständigkeit des Gemeinderates gegeben.

 

V. Kostenvergleich digitaler Ratsdienst / Papierversand

 

Kostenzusammenstellung digitaler Ratsdienst:

 

Fixkosten (Software)

 

1. Kosten der Einführung (einmalig)

 

Session Mandatos Serverlizenz                               2.826 €

Session Mandatos iPad Clientlizenz                      1.414 €

Session Mandatos Android Clientlizenz              1.414 €

Session Mandatos Windows Clientlizenz           1.414 €

Einmalige Kosten der Einführung                           7.067 €

 

Abschreibungszeitraum 5 Jahre 1.413 € pro Jahr. (Sopo = 1.413 € pro Jahr)

 

Durch das Zuordnen der Investitionspauschale entstehen bei diesen Investitionskosten keine haushaltsbelastenden Aufwendungen.

2. Jährlicher Aufwand

 

Softwarepflege Mandatos                                         143 € pro Monat

143 € x 12 = 1.716 €

 

Personalkosten EDV                                                     1.000 € (Annahme)

 

Fixkosten                                                                          2.716 €

 

 

Variable Kosten (Bezuschussung Gremienmitglieder)

 

Zusätzliche Aufwandsentschädigung

RM (25)                               50 €/Jahr                             1.250 €

AM (38)                               25 €/Jahr                                950 €

Stellv. SKB (19)   0 €/Jahr                                    0 €

Variable Kosten                                                             2.200 €

 

 

Gesamtkosten                                                 4.916 €

pro Gremienmitglied                                                   60 €/Jahr

 

 

Kostenzusammenstellung Papierversand:

 

Fixkosten (Kopierer)                                    2.067 €

 

Variable Kosten (Postversand)

 

1. Kopierpapier                                                      248 €
2. Kopierkosten                                                  1.766 €
3. Portokosten                                                     2.784 €
4. Portokosten (Versandtaschen)                  115 €
5. Personalkosten                                              2.520 €

Gesamtkosten                                                 7.433 €

 

Gesamtkosten                                                 9.500 €

pro Gremienmitglied                                                   116 €/Jahr

 

Beschlussvorschlag

 

1. Die Einladung der Gremienmitglieder (Rats- und Ausschussmitglieder) zu den Sitzungen erfolgt ab sofort ausschließlich per Ratsinformationssystem (Mandatos), es sei denn, die Einladung per Post wird ausdrücklich gewünscht.

 

2. Ab sofort werden die Sitzungsunterlagen für die Gremienmitglieder nur noch in digitaler Form über das Ratsinformationssystem (Mandatos) zur Verfügung gestellt, es sei denn, die Papierform wird ausdrücklich gewünscht. Die Wahlmöglichkeit beschränkt sich auf die Papierform oder die ausschließliche digitale Form. Eine Mischform wird nicht angeboten.

 

3. Ratsmitgliedern, die am digitalen Ratsdienst teilnehmen, wird für die Anschaffung bzw. Nutzung von privaten Endgeräten ein einmaliger Zuschuss in Höhe von 250 € zu Beginn einer jeden Wahlperiode zur Verfügung gestellt oder bei einer späteren Annahme eines Mandates anteilmäßig ausgezahlt.

 

4. Ausschussmitgliedern, die am digitalen Ratsdienst teilnehmen, wird für die Anschaffung bzw. Nutzung von privaten Endgeräten ein einmaliger Zuschuss in Höhe von 125 € zu Beginn einer jeden Wahlperiode zur Verfügung gestellt oder bei einer späteren Annahme eines Mandates anteilmäßig ausgezahlt. Stellvertretende Sachkundige Bürger haben keinen Anspruch auf eine Bezuschussung.

 

5. Die Umstellung auf das digitale Verfahren soll zum 01.01.2018 erfolgen.

 

 

Der zweckgebundene Zuschuss deckt alle Kosten für Beschaffung, Reparatur und Ausdrucke ab. Bei einer späteren Rückkehr zu papiergebundenen Sitzungsunterlagen oder Niederlegung des Mandats werden bereits ausgezahlte Beträge für noch nicht genutzte Zeiträume, gerechnet auf Monatsbasis, zurückgefordert.

 

Finanzielle Auswirkungen:                                       ja

 

Finanzielle Auswirkungen

 

Bei einem Vergleich von digitalem Versand und Papierversand unter Berücksichtigung von ca. 80 Gremienmitgliedern und unter den getroffenen Annahmen kann eine Ersparnis von 56 € pro Gremienmitglied im Jahr erzielt werden. Sollte sich nur ca. die Hälfte der Gremienmitglieder für eine Umstellung entscheiden, kann immerhin noch eine Ersparnis von ca. 40 € pro Gremienmitglied im Jahr erzielt werden.