2. Begründung

Sachverhalt und Stellungnahme

Mit Ratsbeschluss vom 10.02.2005 wurde der § 11 a der Hauptsatzung der Gemeinde Havixbeck gestrichen. Somit ist mit dem Ende der Amtszeit des jetzigen Beigeordneten eine Neubesetzung dieser Stelle nicht vorgesehen.

Darüber hinaus werden zum 01.07.2011 und zum 01.10.2011 zwei Fachbereichsleiter die Freistellungsphase ihrer Altersteilzeit beginnen.

Das Ausscheiden dieser drei Führungskräfte bietet auch Veränderungsmöglichkeiten innerhalb der Verwaltungsorganisation.

In diesem Zusammenhang sollen die Aufgaben der Gemeindeverwaltung in vier Fachbereichen, welche dem Bürgermeister direkt unterstellt sind, wahrgenommen werden. Diese Organisationsform verzichtet auf die zurzeit zwischengeschaltete Hierarchieebene von Abteilungen. Hierdurch sollen zusätzliche Abstimmungsvorgänge eingespart werden. Die mit der jeweiligen Materie befassten Fachbereichsleiter können dem Bürgermeister so entscheidungsreife Vorgänge vorlegen und hierzu kompetent Stellung nehmen.

Die so erreichte Verschlankung der Hierarchieebenen führt zu deutlich kürzeren Informations- und Entscheidungswegen.

Die Aufgaben der einzelnen Fachbereiche werden auf der Grundlage der Produkte des Haushaltes der Gemeinde Havixbeck festgelegt. Dies soll insbesondere jetzt vorhandene Schnittstellen innerhalb der Verwaltung z.B. in den Produkten Spielplätze, ÖPNV und Schülerbeförderung verringern.

Hieraus ergibt sich auch eine Verbesserung von Serviceleistungen der Verwaltung für den Bürger, da eindeutige Zuständigkeiten definiert sind.

Die Bündelung aller „bautechnischen Fragestellungen“ im Fachbereich IV soll die in diesem Bereich bestehenden Schnittstellen aufheben und eine zeitnahe sowie fachlich fundierte Vorgehensweise sicherstellen. Es soll eine Servicefunktion für alle Fachbereiche entstehen, die Ihre Bedarfe dort anmelden.

In diesem Fachbereich wird ein technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Gebäudemanagement aufgebaut, welches für den Betrieb und die Unterhaltung aller Immobilien und technischen Anlagen der Gemeinde Havixbeck zuständig sein wird.

Hiermit soll das Ziel einer besseren Qualität sowie einer besseren Bewirtschaftung des kommunalen Vermögens erreicht werden.

Diese Aufbauorganisation soll zukünftig veränderten Bedingungen oder gewonnenen Erkenntnissen angepasst werden. Es ist denkbar, den Personalservice künftig dem Fachbereich I anzugliedern, sobald sich der neue Fachbereichsleiter in seinem Amt etabliert hat.

Diese Nachbesetzung zu einem möglichst frühen Zeitpunkt ist wegen Ausscheidens des bisherigen Kämmerers und des Fachbereichsleiters I zu Einarbeitungszwecken und des zu  leistenden Wissenstransfers geboten.

Die möglichst bald zu besetzende Fachbereichsleitung im Fachbereich IV ist erforderlich, weil sich gezeigt hat, dass die Abwicklung technischer Vorgänge mit dem vorhandenen Personal nicht im notwendigen Umfang möglich ist. Für die Vertretung der Gemeinde in ihrer Funktion als Bauherr sowie zur Vermeidung bzw. Realisierung von Mängelansprüchen ist eine entsprechend ausgebildete Fachkraft notwendig.  Vor dem Hintergrund bisheriger Erfahrungen ist zu erwarten, dass sich die Kosten der Stelle mit möglichen Einsparungen bei der Abwicklung von Bau- und Unterhaltungsvorhaben zumindest teilweise decken.

1. Beschlussvorschlag:

Der Rat der Gemeinde Havixbeck nimmt das Konzept für die organisatorische Weiterentwicklung der Verwaltung der Gemeinde Havixbeck zustimmend zur Kenntnis.

Des Weiteren stimmt der Gemeindrat der sofortigen Ausschreibung der Stelle des Fachbereichsleiters I (zur Nachbesetzung) und des Fachbereichsleiters IV mit der hierzu im Stellenplan erforderlichen Einrichtung einer Stelle TvöD 12 im Teilbereich tarifl. Beschäftigte zu.

Finanzielle Auswirkungen:            ja        nein

3. Finanzielle Auswirkungen

Unmittelbare finanzielle Auswirkungen ergeben sich aus dem vorliegenden Organigramm erst, wenn eine Stellenbesetzung tatsächlich erfolgt.

Die Höhe der für die Stellenbesetzungen ggfls. notwendigen Mittel ist auch abhängig von der jeweils zur Einstellung in Betracht kommenden Person.

Für die vorgeschlagene geplante Besetzung der Fachbereichsleiterstellen nach Organigramm werden nach Abschluss der Besetzungsmaßnahmen und nach überschläglicher Ermittlung Mehraufwendungen von ca.  von etwa 15.000 € erwartet, da aktuell in 2 Fällen ein im Rahmen von Altersteilzeit abgesenktes Entgelt anfällt.