3.1

Corona

Dank niedriger Corona-Inzidenzen konnte der Kreis Coesfeld als Modellregion wissenschaftlich begleitete Öffnungen in den Bereichen Kultur und Sport als Feldversuch starten. Die Möglichkeit, Außengastronomie vorgezogen zu testen, ist in Abstimmung des Kreises mit allen Gemeinden im Rahmen des Modellversuches bewusst zurückgestellt worden. Da nur wenige Gaststätten und auch nicht in allen Orten im Kreis die Öffnungsmöglichkeit erhalten konnten, ist zur Vermeidung von ungesteuerten Besucherströmen und einer Ungleichbehandlung der Betriebe vor Ort auf diese Möglichkeit verzichtet worden.

 

Erfreulicherweise lassen die aktuellen Corona-Regelungen bereits jetzt die Außengastronomie wieder zu und möglicherweise zum Wochenende auch den Betrieb innerhalb der Gaststätten. Das Ordnungsamt hat die Händler und Gewebetreibenden bei der Vielzahl der sich immer wieder ändernden Corona-Regelungen als Ansprechpartner sowohl telefonisch, per Mail aber auch im unmittelbaren Gespräch vor Ort beraten und begleitet. Den Anspruch und das Angebot, für die Fragen in Verbindung mit Corona zeitnah mit der Klärung der offenen Fragen weiterzuhelfen, haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb des Rathauses jedoch nicht nur im Ordnungsamt, sondern an fast allen Arbeitsplätzen, da die Auswirkungen fast alle Lebenslagen betrifft.

 

Die Arbeitsabläufe innerhalb der Verwaltung haben sich coronabedingt ebenfalls verändert, so ist neben der Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten, auch der Anteil der digitalen Möglichkeiten der Kommunikation mit den Kunden erhöht worden. In Kürze soll die Möglichkeit freigeschaltet werden, im Bürgerbüro digital Termine buchen zu können.

 

 

3.2

Fragebogenaktion Veranstaltungsraum

Hinsichtlich der Vorbereitung der weiteren Beratungen zur Entwicklung des Standortes am Sandsteinmuseum hat im Rahmen einer Fragebogenaktion zum Bedarf für einen Veranstaltungsraum die Öffentlichkeitsbeteiligung begonnen. Alle Vereine, Institutionen und Gruppierungen, die möglicherweise Bedarf für einen Veranstaltungsraum haben könnten, haben einen Fragebogen erhalten, mit Fragen zur Bewertung der aktuellen Situation in Havixbeck und den Wünschen für zukünftige Entwicklungen (der Fragebogen wird als Anlage 1 zum Protokoll im Ratsinformationssystem – nur online - eingestellt). Der Rücklauf soll bis zum 09.06.2021 erfolgen, so dass wir dem Gemeinderat zur letzten Sitzung vor der Sommerpause eine erste Grobauswertung vorlegen können.

 

 

3.3

Bericht Digitalisierung

Im Nachgang zur Vorstellung der Digitalisierungsstrategie21 in der letzten Ausschusssitzung erfolgt ein aktueller Sachstandsbericht:

 

-          Homepage/App

Sowohl für die App als auch für die Neugestaltung der Homepage erfolgte die Auftragsvergabe. Da der bisherige Homepagebetreiber mps den Betrieb zum Ende des Jahres 2021 einstellt, wurde auch hier ein neuer Auftrag vergeben. Ziel ist es nun spätestens in 6 Monaten eine neue attraktive und bürgernahe Homepage aufzusetzen. Diese wird direkt mit der Bürger-App von Crossiety verbunden, sodass wir uns auf eine Neugestaltung sehr freuen. Die erste Auftaktveranstaltung wird in der nächsten Woche bereits erfolgen. Es ist davon auszugehen, dass die App in ca. 8 bis 12 Wochen an den Start gehen kann. Die Homepage wird eine intensivere Aufbereitung benötigen, sodass hier von einer Umsetzung in maximal 6 Monaten auszugehen ist.

 

-          Serviceportal

Das Serviceportal wird ein Hauptbestandteil der neuen Homepage sein, da hier alle Dienstleistungen der Gemeinde aufgeführt und den Vorgaben des OZG entsprechend abrufbar sein werden. Als Beispiel sei hier die Beantragung eines polizeilichen Führungszeugnisses genannt.

Der Bürger wird später von der eigenen Homepage zum sog. Serviceportal weitergeleitet. Hier kann der Bürger später alle notwendigen Informationen zur jeweiligen Leistung abrufen und die notwendigen Formulare digital erhalten. Für bestimmte Leistungen werden Shop-Funktionen hinterlegt, bei denen die Dienstleistung direkt online bezahlt werden kann. Dies alles befindet sich jedoch noch im Aufbau. Die Einrichtung des Serviceportals für die Gemeinde Havixbeck ist bereits seit einigen Monaten in Arbeit. Bis heute wurden bereits alle Mitarbeiter und Einrichtungen angelegt, sowie eine Vielzahl von Leistungen aufgenommen. Aktuell kümmern sich die Redakteure aus den einzelnen Fachbereichen neben ihrer normalen Arbeit darum, den Leistungskatalog mit Informationen zu füllen und auch auf Vollständigkeit zu überprüfen.

 

-          Online-Terminvergabe

Insbesondere das Bürgerbüro soll spätestens durch die neue Homepage ein digitales Terminvereinbarungssystem erhalten. Da die Homepageneugestaltung jedoch nicht kurzfristig umgesetzt ist und der Relaunch erst in der zweiten Jahreshälfte erfolgen wird, arbeitet die Verwaltung aktuell eng mit der WFC zusammen, um die dort entwickelte Lösung des „Click&Meet-Systems“ für den Einzelhandel auch für das Bürgerbüro zu nutzen. Die Einrichtung ist bereits erfolgt und das System befindet sich gerade in der Testphase. Der Echtbetrieb wird vermutlich in den kommenden Wochen erfolgen und ist momentan für Anfang Juni anvisiert. 

 

 

-          Luca-App

Auch die Luca-App kommt im Rathaus zum Einsatz. Kurzfristig ist auch hier ein Einchecken per Smartphone möglich. Gleiches gilt für die öffentlichen Einrichtungen wie die Bibliothek sowie dem Museum.

 

-          E-Akte und Dokumentenmanagementsystem

Erfreulicherweise konnte im Rahmen einer entsprechend hierauf ausgerichteten Bürgermeisterkonferenz in der letzten Woche festgestellt werden, dass alle Kommunen im Kreis Coesfeld nunmehr auf das Dokumentenmanagementsystem d.3 der codia GmbH setzen wollen. Ein Hosting wird vornehmlich in den Häusern selbst erfolgen und nicht über die citeq. Sowohl aus Kostengründen, als auch aus Gründen der Funktionalität fiel die Entscheidung bei allen Kommunen auf ein Eigenhosting. Demzufolge wurde im Rahmen der BMK vereinbart das Thema interkommunale Zusammenarbeit hier ganz groß zu schreiben. D.h. es soll ein intensiver Austausch über den entsprechenden kreisweiten Arbeitskreis erfolgen bis hin zu gemeinsamen Schulungen, der Entwicklung von gemeinsamen Patch-Management-Strategien etc.

 

Seitens der Verwaltung wurden bereits die ersten Gespräche sowohl mit der Codia GmbH als auch der citeq geführt. Entsprechende finalisierte Angebote stehen noch aus und werden hoffentlich in der nächsten Woche vorliegen. Hier geht es insbesondere um den Wechsel des elektronischen Rechnungsworkflows, die Einführung der E-Personalakte als Leuchtturm-Projekt sowie der Einführung des Aktenplans.



-          DigitalPaktNRW – Digitalisierung der Schulen

In Bezug auf die Digitalisierung der Schulen fanden in den letzten Wochen bereits etwaige Vorstellungen von Digitalen interaktiven Displays vor Ort vor. Die endgültige Abstimmung mit der Schule erfolgt gerade. Ganz aktuell wurde eine Begehung der kompletten Schule durch IT und Medienberater durchgeführt, um gemeinsam zu gucken, an welchen Stellen ggf. noch Nachbesserungsbedarf besteht.

 

Da der Anbau der AFG nunmehr in die Endphase geht steht auch hier bereits in der kommenden Woche der Umbau des IT-Raumes im Neubau an. Abgestimmt auf den Bauzeitenplan müssen hier viele Aufgaben bis zur Fertigstellung komplett getacktet und in enger Abstimmung mit dem Bauamt erfolgen.

 
Die dienstlichen Endgeräte wurden seitens der Verwaltung installiert und werden nunmehr durch die Schule an die Lehrer verteilt.

Ziel ist es den Großteil der Maßnahmen des DigitalPakts bis zum Ende der Sommerferien fertigzustellen. Die Beantragung der noch offenen Mittel aus den Fördertöpfen muss dann in enger Absprache mit der Schule noch erfolgen.

 

Folgende Fragen werden seitens der Ausschussmitglieder zu den Berichten gestellt:

 

-          Herr Webering fragt an, ob die Öffnung des Rathauses geplant sei.

Antwort der Verwaltung: Eine Öffnung ist noch nicht geplant, dieses wird kreisweit abgestimmt.

 

-          Frau Volpert-Bertling fragt an, ob der haushaltsbegleitende Antrag der CDU-Fraktion ”W-Lan Hotspot Dorfkern Havixbeck und Hohenholte sowie Bahnhof”  umgesetzt wurde.

 

Antwort der Verwaltung: Eine Bearbeitung erfolgt noch, aktuell stehen viele Projekte auf der “ToDoListe”.

 

-          Frau Tebbe bemängelt den fehlenden Datenschutz bei der Verwendung der Luca-App.

Antwort der Verwaltung: Es werden keine Schlüsselanhänger herausgegeben. Die Nutzung der App ist freiwillig.