Am Freitagmittag, den 13.09. erfolgte der fristgerechte Versand der Einladungen für den Ausschuss für Wirtschaftsförderung, Tourismus, Denkmal und Kultur am 23.09, den Ausschuss für Jugend, Soziales, Schule und Sport am 24.09. und den Haupt- und Finanzausschuss am 02.10.2019.

Der Versand der Einladungen - plus weiterer Sitzungsunterlagen -  und die Freischaltung im Ratsinformationssystem erfolgten somit fristgerecht, die Benachrichtigung darüber per Mail erfolgte ebenfalls – wie gewohnt - am Freitag, 13.09.2019 um 12.36 Uhr. Gleichzeitig mit Versand dieser Mail sind dann, wie Sie wissen, alle Unterlagen online einsehbar.

Laut § 2 der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Gemeinde Havixbeck  müssen Einladungen den Ratsmitgliedern „mindestens volle 7 Tage vor dem Sitzungstag, den Tag der Absendung nicht eingerechnet, zugehen“.

Die Absendung ist erfolgt. Leider erfolgte aber bisher keine Briefzustellung durch den Dienstleister „Brief und mehr“. Das ist mehr als bedauerlich und wir bitten dies zu entschuldigen. Wir werden Konsequenzen daraus ziehen und den Papierversand für den infrage kommenden Personenkreis ab sofort wieder auf den Versand mit der Deutschen Post umstellen, wobei wir nicht garantieren können, dass die Zustellung dort zuverlässiger erfolgt. Das können wir nur hoffen.

 

Bei der Gelegenheit möchte ich darauf hinweisen, dass die zuverlässigste Form der Zustellung für die Personen, die die Ratsunterlagen noch in Papierform erhalten, sicherlich eine- allerdings sehr kosten- und personalintensive -  Botenzustellung wäre. Das Thema Postempfang und -versand war im Grundsatz der EG-4-Stelle am Empfang im Rathaus zugeordnet. Durch zwei Ratsbeschlüsse vom 05.07.18, TOP 25 und vom 11.10. unter TOP 18 wurde diese Stelle jedoch, wie Sie wissen, aufgegeben.

 

Des Weiteren wurde uns von Rats- und Ausschussmitgliedern wiederholt mitgeteilt, dass es technische Probleme bei der Nutzung der Mandatos App bzw. des Ratsinformationssystem gegeben hat. Unsere EDV-Abteilung wurde in drei Fällen kontaktiert und konnte neue Passwörter vergeben. Unsrerseits konnten bei Prüfung der Zugänge über die dienstlichen-I-Pads keine Probleme festgestellt werden. Wir bitten in diesem Zusammenhang weiterhin um - möglichst konkrete - Mitteilung  an unsere EDV-Abteilung per Telefon oder per Mail und auch um eine Rückmeldung, ob das Problem behoben wurde.

 

Sollten noch ganz aktuell Unterlagen in Papierform fehlen, wenden Sie sich bitte direkt an Frau Schmidt.

 

Wir hoffen und sind zuversichtlich, dass die Problematik sich mit der Auftragsvergabe an die Deutsche Post wieder deutlich entspannen wird. Ich verbinde mit diesem Wunsch nun auch die Hoffnung, dass jetzt alle Unterlagen vorliegen. (Es erfolgt kein Einspruch.)