Herr Hense stellt einen Antrag auf Absetzung der Tagesordnungspunkte 9 und 10 von der Tagesordnung, da die Sitzungsvorlagen in Papierform nicht (rechtzeitig) angekommen seien, laut Geschäftsordnung müssten alle Unterlagen 7 Tage vor Beginn der Sitzung angekommen sein, dies sei nicht passiert.

 

Herr Eikmeyer plädiert dafür, die beiden Tagesordnungspunkte auf der Tagesordnung zu belassen und lässt über den Antrag von Herrn Hense abstimmen:

 

Abstimmungsergebnis:

bei Stimmengleichheit abgelehnt: Ja-Stimmen: 5; Nein-Stimmen: 0; Enthaltungen: 5.

 

Herr Hense äußert, dass er sich den Sachverhalt (insbesondere im Hinblick auf die Fristen für die Vorlage von Einladungen bzw. Sitzungsvorlagen) von der Aufsichtsbehörde bestätigen lassen möchte.

 

 

Anmerkung der Verwaltung:

Gemäß § 2 der Geschäftsordnung muss „die Einladung den Ratsmitgliedern mindestens 7 volle Tage vor dem Sitzungstag, den Tag der Absendung nicht eingerechnet, zugehen.“

Diese Aussage bezieht sich zunächst allein auf die Einladung zu einer Sitzung.

Gleichwohl ist die Verwaltung regelmäßig bemüht, auch die Sitzungsvorlagen mit gleicher Frist zuzusenden bzw. online freizuschalten (beides: Versand und Freischaltung geschieht ausnahmslos am gleichen Tag).

Aufgrund von z.B. Dringlichkeit in der laufenden Sitzungsfolge oder sich kurzfristig ergebender Verhandlungsergebnisse werden aber Vorlagen auch schon einmal in der Weise nachgereicht, dass sie jedoch allerspätestens regelmäßig zu den Fraktionssitzungen vorliegen.

Der größte Teil unserer Ausschuss- und Ratsmitglieder ruft diese Informationen mittlerweile online über das Ratsinformationssystem bzw. die Mandatos App ab. Es gibt aber noch einen Kreis von Personen, der weiterhin die Postzustellung wünscht.

In den letzten Tagen ist es dabei nun bedauerlicherweise zu einer Nichtzustellung durch unseren Briefdienstleister gekommen, die wir bedauern und zu entschuldigen bitten.

Da diese Unregelmäßigkeit zum wiederholten Male geschah, haben wir Konsequenzen gezogen und den Versand für die Sitzungsunterlagen ab sofort wieder auf die Deutsche Post umgestellt (vgl. auch TOP 3.1, öffentl. Bekanntgaben des Bürgermeisters, Ausschuss für Bau- und Gemeindeentwicklung am 19.09.2019).