Die schriftliche Anfrage der SPD-Fraktion vom 15.05.2010 bezüglich der interkommunalen Zusammenarbeit ist dem Protokoll als Anlage 2 beigefügt.

 

Beigeordneter Pott beantwortet die Anfrage:

 

Zur Anfrage der SPD-Fraktion vom 15.05.2010 zum gemeinsamen Finanzzentrum der Gemeinden Havixbeck und Nottuln kann folgendes berichtet werden:

 

Herr Pott weist auf die heutige gemeinsame Sitzung des Lenkungskreises hin, so dass die Anfrage bereits jetzt beantwortet werden kann.

 

Kurzer Sachstandsbericht:

In vielen Einzelgesprächen zwischen den beteiligten Gemeinden Havixbeck und Nottuln konnten erforderliche übereinstimmende Strukturen in der Geschäftsbuchführung und Zahlungsabwicklung erreicht werden.

Bereits im ersten Jahr des Finanzzentrums konnte eine weitgehend zufriedenstellende Abwicklung des Tagesgeschäftes in der Finanzbuchhaltung und Zahlungsabwicklung erreicht werden.

Wenn auch in der Zielsetzung gleiche Strukturen für eine möglichst einheitliche Abwicklung von Buchungsvorgängen dienen, so kann nicht darüber hinweg gesehen werden, dass in Einzelfragen durchaus unterschiedliche Verfahrensweisen oder Ansichten vertreten und trotz vieler Gemeinsamkeiten umzusetzen waren. Gleiche Sachverhalte sollen möglichst gleich behandelt werden, jedoch muss in besonderen Fällen auch weiterhin für beide Gemeinden die jeweils angezeigte Behandlung eines Sachverhaltes möglich sein.

 

Auch wenn immer wieder zunächst nicht erwartete, aber in der Praxis doch tatsächlich auftretende Fragen zu lösen sind, ist doch insgesamt ein guter Verlauf der Einführungsphase festzustellen, der auch im Weiteren fortgeführt werden soll.

 

Zu den von der SPD-Fraktion gestellten Einzelfragen folgendes:

 

Hat sich eine Veränderung hinsichtlich des Belegtransportes zum Finanzzentrum ergeben?

v      Nein, der Belegtransport erfolgt nach wie vor mit dem Dienstwagen der Gemeinde Havixbeck durch eine im Finanzzentrum tätige Mitarbeiterin aus Havixbeck.

 

Arbeitet die Verwaltung daran, den Belegtransport elektronisch vornehmen zu können?

v      Ja! Die Gemeinde Nottuln wird voraussichtlich zu Beginn des kommenden Jahres ein System zur digitalen Rechnungseingangsbearbeitung und –verarbeitung einführen. Für Havixbeck sollen im Haushalt 2011 Mittel eingestellt werden für die Einführung im Verlaufe des Jahres 2011.

 

Welche Entwicklungsperspektiven sieht die Verwaltung?

v      Es ist vorgesehen, die Papierverarbeitung  im Finanzzentrum abzulösen durch eine digitale Rechnungseingangsbearbeitung. Im weiteren Verlauf ist das Finanzzentrum offen für weitere Kommunen.

 

Gibt es Entwicklungen im Software – Bereich (Dokumentenmanagementsysteme) bzw. mit welchen Kosten wäre zu rechnen, um einen elektronischen Datenaustausch vornehmen zu können?

v      Die Gemeinde Nottuln steht zur Zeit im Prozess der Einführung eines modularen Systems der Fa. SER, das auch von der Citeq betreut wird.

Dies soll daraufhin auch für die Gemeinde Havixbeck erfolgen.

Die Kosten für die Einführung des Systems für die digitale Rechnungseingangsbearbeitung können nach Informationen von heute noch nicht benannt werden.